Automatisez vos processus PDF avec l'application PDF4me Scan & Automate

L'automatisation des flux de travail documentaires dans PDF4me est conçue pour permettre à ses clients de transformer leurs processus métier habituels en un processus bien automatisé basé sur des règles de flux de travail où les tâches humaines liées à diverses manipulations de documents sont effectuées automatiquement sans aucune connaissance en programmation.

L'automatisation de vos flux documentaires, notamment les processus manuels, présente des limites importantes en termes de responsabilité, d'exactitude, de productivité, d'efficacité et, en fin de compte, de satisfaction de l'utilisateur final. Chez nous, la satisfaction client est notre priorité absolue, car elle est essentielle au succès de tout produit ou service. Dans cet article, nous sommes ravis de vous présenter la solution d'automatisation des flux documentaires que nous avons développée grâce à une infrastructure cloud performante, et qui peut optimiser vos différents processus métier.

Lorsqu'on parle d'automatisation des flux de travail documentaires, de quoi s'agit-il exactement ? En quoi diffère-t-elle des autres plateformes d'automatisation des flux de travail ?

Il existe sur le marché diverses plateformes d'automatisation des flux de travail, adaptées à différents besoins. Visionnaires dans le domaine du traitement documentaire, nous avons conçu notre système de flux de travail pour automatiser l'ensemble de vos processus documentaires. En d'autres termes, toutes nos actions, déclencheurs et contrôles sont liés aux documents. Par exemple, l'action « Envoyer un e-mail » permet d'envoyer un e-mail, mais elle peut également joindre des documents en pièce jointe, issus d'actions précédentes. C'est précisément pour cette raison que nous parlons d'automatisation des flux de travail documentaires .

En tant qu'utilisateur avancé de PDF4me, vous pouvez créer votre propre flux de travail pour automatiser tous vos processus métier manuels. Accédez à « Flux de travail » depuis le menu « Paramètres du compte », accessible en cliquant sur l'icône utilisateur.

Votre tableau de bord de flux de travail contient désormais la documentation essentielle et propose de nouvelles options de flux de travail. Consultez la documentation détaillée avant de poursuivre pour connaître les actions, les commandes et les options de partage disponibles pour répondre à vos besoins.

En cliquant sur le bouton « Créer un flux de travail », une fenêtre contextuelle s'affiche pour créer votre flux de travail en saisissant son nom et sa description. Notez que ce nom apparaîtra dans votre application mobile pour exécuter le flux de travail depuis votre téléphone. Renseignez les informations et cliquez sur « Créer un flux de travail » .

Vous pouvez désormais visualiser votre flux de travail avec les actions de début et de fin par défaut, ainsi que les boutons « Enregistrer comme brouillon », « Enregistrer » et « Publier » en bas de la page. Lors de la création d'un flux de travail, l'option « Enregistrer comme brouillon » est très utile pour conserver vos modifications. Une fois votre flux de travail créé, cliquez sur le bouton « Enregistrer et publier » pour l'enregistrer et l'activer immédiatement.

Il est maintenant temps d'ajouter les actions et les contrôles nécessaires à la création de votre flux de travail. Cliquez sur l'icône située entre Début et Fin pour ajouter une nouvelle étape et afficher la liste des actions et contrôles disponibles. Vous pouvez également rechercher l'action que vous souhaitez ajouter.

Choisissons maintenant l'action « Convertir en PDF » dans la liste.

En général, chaque action peut avoir des propriétés en entrée, qui dépendent du traitement du document concerné. Par exemple, la fonction « Fractionner par numéro de page » prend le numéro de page comme paramètre d'entrée, en plus du fichier. La conversion en PDF, quant à elle, ne requiert aucun paramètre. Ajoutons maintenant l'action « Envoyer un e-mail » comme prochaine étape.

L'option « Envoyer des documents par e-mail » comporte trois paramètres : l'adresse e-mail du destinataire, l'objet du message et le corps du texte. Renseignez les informations nécessaires et enregistrez.

Votre flux de travail final ressemble à ceci et est prêt à être publié. Rapide et simple, n'est-ce pas ? Une fois publié, vous pouvez l'utiliser depuis votre application mobile ou le retrouver dans le menu principal de PDF4me. Vous pouvez également consulter les journaux dans la fenêtre principale du flux de travail : date de la dernière exécution, durée, coût de l'appel, etc.

Veuillez noter que les actions sont toujours comptabilisées comme coûts d'appels API dans le calcul de vos appels éligibles à l'automatisation. Vous pouvez vérifier cela dans les paramètres de votre compte et ajouter des appels API pour une utilisation accrue. Sinon, conformément à votre abonnement Pro, vous bénéficierez de crédits gratuits à chaque changement de cycle de facturation.

Il s'agit là d'une des fonctionnalités les plus précieuses du processus d'automatisation des flux de travail documentaires de PDF4me. Vous pouvez déclencher le flux de travail créé sur le portail PDF4me depuis vos appareils mobiles ou tablettes, où que vous soyez et à tout moment. La première capture d'écran montre comment accéder à la section « Automatisation » et visualiser le flux de travail que vous avez créé.

La deuxième capture d'écran présente tous les flux de travail que vous avez créés sur le portail PDF4me et qui sont prêts à l'emploi. En sélectionnant le nom d'un flux de travail, le fichier choisi est envoyé au système qui exécute l'ensemble des processus métier et vous informe du démarrage de celui-ci.

L'automatisation des flux de travail offre de nombreux avantages par rapport aux processus manuels : réduction des interventions manuelles, amélioration des délais de traitement, meilleure gestion de la charge de travail, diminution des erreurs manuelles, et bien plus encore. PDF4me a pour ambition de rendre le traitement des documents simple, efficace et accessible à tous. Il vous suffit de vous inscrire sur PDF4me, puis de télécharger et d'installer l'application PDF4me Scan & Automation depuis votre boutique d'applications.