Automatisez les processus PDF avec l'application PDF4me Scan & Automate

L’automatisation du flux de documents de PDF4me est conçue pour permettre à ses clients de transformer leur processus d’affaires de routine en un processus bien automatisé basé sur des règles de flux de travail où les tâches humaines pour diverses manipulations de documents sont effectuées automatiquement sans aucune connaissance de codage.

L’automatisation de vos flux de documents, en particulier des processus gérés manuellement par des humains, présente des avantages considérables en termes de responsabilité, de précision, de productivité, d’efficacité et, enfin, de satisfaction de l’utilisateur final. En tant qu’équipe, nous donnons toujours la priorité à la satisfaction de nos clients, qui est la clé du succès de tout produit ou service. Dans cet article, nous sommes heureux de présenter l’automatisation du flux de documents que nous avons construit avec une puissante infrastructure en nuage qui pourrait bénéficier à vos différents processus d’affaires.

Qu’est-ce que l’automatisation du flux de documents ?

Lorsque nous parlons d’automatisation du flux de documents, qu’est-ce que cela signifie vraiment ? En quoi diffère-t-elle des autres plateformes d’automatisation du flux de travail ?

Il existe sur le marché diverses plates-formes d’automatisation des flux de travail à des fins diverses. Nous sommes un visionnaire du monde du traitement des documents et nous avons construit notre système de flux de travail qui pourrait automatiser tous vos processus basés sur les documents. En d’autres termes, toutes les actions, tous les déclencheurs et tous les contrôles de nos flux de travail sont d’une manière ou d’une autre liés à des documents. Disons, par exemple, que l’action “Envoyer un e-mail” sert à envoyer un e-mail à quelqu’un, mais qu’elle peut aussi envoyer des documents en tant que pièces jointes provenant d’actions exécutées précédemment. Dans ce but explicite, nous l’appelons automatisation du flux de documents.

Comment créer votre premier flux de documents PDF4me ?

En tant qu’utilisateur professionnel de PDF4me, chacun peut créer son propre flux de travail pour automatiser tous vos processus commerciaux manuels. Naviguez vers les flux de travail à partir du menu des paramètres du compte qui apparaît en cliquant sur l’icône de l’utilisateur.

Votre tableau de bord de flux de travail est maintenant chargé de la documentation essentielle et crée de nouvelles options de flux de travail. Vous pouvez vous référer à la documentation détaillée avant de poursuivre pour connaître les actions, les contrôles et les options de partage disponibles pour vos besoins.

En cliquant sur le bouton Créer un flux de travail, une fenêtre contextuelle apparaît pour créer votre flux de travail en obtenant le nom et la description du flux de travail. Une chose à retenir ici est que ce nom de workflow apparaîtra dans votre application mobile pour exécuter ce workflow depuis votre téléphone portable. Fournissez les détails et cliquez sur Créer le flux de travail.

Vous pouvez maintenant voir votre flux de travail avec les actions de début et de fin par défaut, ainsi que les boutons Enregistrer en tant que brouillon, Enregistrer et Publier en bas. Pendant la création d’un flux de travail, il sera très utile d’enregistrer comme brouillon afin de préserver vos modifications. Une fois que vous avez terminé la création de votre flux de travail, cliquez sur le bouton Save and Publish qui enregistre votre flux de travail et l’active immédiatement.

Il est maintenant temps d’ajouter les actions et les contrôles dont nous avons besoin pour compléter la création de notre flux de travail. Cliquez sur l’icône entre le début et la fin, ce qui ajoute une nouvelle étape dans votre flux de travail avec la liste des actions et des contrôles disponibles pour l’utilisation. Vous pouvez également rechercher l’action que vous souhaitez ajouter.

Choisissons maintenant l’action Convertir en PDF dans la liste.

En général, chaque action peut avoir certaines propriétés en entrée qui dépendent du traitement du document respectif. Par exemple, la division par numéro de page a le numéro de page comme paramètre d’entrée en plus du fichier. Pour convertir en pdf, il n’y a pas de paramètres. Maintenant, ajoutons l’action Send email comme étape suivante.

L’option Envoyer des documents par courrier électronique comporte trois paramètres : l’adresse électronique correspond à la personne à qui le document doit être envoyé, le sujet correspond à la ligne d’objet du courrier électronique et le corps du texte correspond au contenu du message. Complétez les informations essentielles selon vos besoins et enregistrez le tout.

Votre flux de travail final ressemble à ceci et est prêt à être publié pour votre usage. C’est simple et rapide, n’est-ce pas ? Une fois votre flux de travail publié, vous pouvez l’utiliser depuis votre application mobile ou le trouver dans le menu principal de PDF4me. Vous pouvez également vérifier les journaux dans la fenêtre principale du flux de travail, comme la dernière exécution, la durée, le coût de l’appel, etc.

Veuillez noter que les actions sont toujours comptabilisées comme des coûts d’appel d’API à partir de vos comptes d’appels éligibles à l’automatisation. Vous pouvez le vérifier dans les paramètres de votre compte et ajouter des appels API pour une utilisation plus importante. Sinon, en fonction de votre plan Pro, vous obtiendrez des crédits gratuits à chaque changement de cycle de facturation.

Déclencher un flux de travail à partir de l’application PDF4me Scan & Automate

C’est l’une des caractéristiques les plus précieuses du processus d’automatisation des flux de documents de PDF4me. Vous pouvez déclencher le flux de travail que vous avez créé dans le portail PDF4me, depuis vos appareils mobiles ou à onglets, de n’importe où et à tout moment. La première capture d’écran montre comment naviguer vers Automation et voir le flux de travail que vous avez créé.

La deuxième capture d’écran montre tous les flux de travail que vous avez créés dans le portail PDF4me et qui sont prêts à vous servir à tout moment. En sélectionnant le nom du flux de travail, le fichier que vous avez choisi sera envoyé au système de flux de travail et il effectue tous vos processus d’affaires et vous notifie que le flux de travail commence.

En conclusion

L’automatisation des flux de travail offre divers avantages par rapport aux processus manuels. Elle permet de réduire la manipulation manuelle, d’améliorer le temps de traitement, de mieux gérer la charge de travail, de réduire les erreurs manuelles, et bien plus encore. PDF4me est un visionnaire qui rend le traitement des documents simple, efficace et accessible à tous. Tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire à PDF4me puis de télécharger et d’installer l’application PDF4me Scan & Automation depuis votre play store.