A medida que el mundo avanza hacia un sistema de documentación sin papel, el uso de documentos digitales experimenta un crecimiento exponencial. Personas de todos los ámbitos sociales son cada vez más conscientes de la existencia y la importancia de utilizar documentos digitales. Paralelamente, aumenta la automatización de los documentos en línea.
Las aplicaciones de automatización como Power Automate, Zapier, etc., están ganando popularidad y relevancia en el mundo digital. Para quienes utilizan documentos digitales con frecuencia, es importante comprender y explorar estas posibilidades en la tecnología documental. Con una suite de gestión documental completa y una aplicación de automatización flexible, puede ahorrar tiempo valioso para tareas más importantes.
PDF4me es una plataforma de gestión documental que ha incorporado potentes conectores a Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) para que los usuarios logren excelentes resultados en la automatización de documentos. Veamos cómo es posible dividir un PDF con Microsoft Power Automate.
Dividir archivos PDF con conectores PDF4me
Para crear un flujo en Power Automate se requieren al menos dos componentes configurados correctamente: un activador y una acción. Un activador es lo que marca el inicio de un flujo. Puede ser cualquier cosa, incluso una simple solicitud HTTP a un documento que se está creando en tu almacenamiento en la nube, como Dropbox o OneDrive. Aquí, simplemente veremos cómo automatizar la división de un documento PDF desde OneDrive.
La acción de dividir el PDF se realiza mediante el conector PDF4me Split PDF. En este caso, elegimos dividir el documento página por página y crear un PDF a partir de cada página. El conector ofrece varios modos de división del documento.
Dividir después de una página : esta acción le permite dividir un PDF después de una página específica.
División recurrente después de página : Las páginas se dividen aquí de forma recurrente a intervalos específicos indicados por el usuario. Por ejemplo, si introduce el valor 2 para la acción de división , esta dividirá el PDF después de cada dos páginas. Esto creará archivos PDF más pequeños, de dos páginas cada uno, a partir del PDF original.
Veamos un escenario en el que un usuario desea crear un PDF a partir de cada página de su archivo PDF.
Construcción del flujo PDF dividido
Para comenzar con la construcción del flujo, necesitamos definir el disparador.
- Para ello, utilizamos un activador de solicitud HTTP para OneDrive Web que inicia el proceso de transferencia de datos. Cada vez que el activador detecta un nuevo PDF, envía una solicitud HTTP. También puede utilizar otros activadores que se ajusten a sus necesidades, como un programador para que se ejecute una acción cada vez que se cree un archivo en el almacenamiento.
- Ahora necesitamos acceder al documento. Se configura una acción de OneDrive para recuperar los metadatos del archivo, para lo cual configuramos la carpeta donde nuestro documento estará disponible en OneDrive.
- Ahora que tenemos todos los metadatos del archivo, necesitamos obtener su contenido para comenzar a procesarlo. Creemos una segunda acción de OneDrive para obtener el contenido del archivo.
- Ahora que hemos configurado todos los requisitos previos para comenzar a procesar el archivo, es hora de poner en acción el conector PDF4me. El conector Slit PDF se encarga a partir de aquí. Ahora tenemos que pasar todos los datos que tenemos sobre nuestro PDF al conector PDF4me Split. Usamos la opción Recurring Split After Page para construir nuestro flujo de ejemplo. Recuerda proporcionar el valor de Split Action, en nuestro escenario 1 (uno).
- Hasta ahora, la cadena de procesos generará una lista de archivos de salida. El resultado del paso anterior de división de PDF se puede utilizar para realizar manipulaciones adicionales. En este caso, queremos que los documentos generados se guarden en la misma carpeta de OneDrive desde donde se activó el evento.
También podemos usar una expresión para crear un paso avanzado para una acción específica. Por ejemplo, la siguiente expresión sirve para establecer la ruta de la carpeta donde se deben almacenar los archivos divididos.
reemplazar(triggerBody()?['filePath'],body('Get_file_metadata_using_path')?['Name'],'')
Necesitamos seleccionar el resultado del paso anterior, especificar la ruta de la carpeta, el nombre del archivo y el contenido del archivo también en la acción final.
Ahorra tiempo con las plantillas Power Automate de PDF4me.
Microsoft Power Automate también nos permite crear plantillas a partir de los flujos que hemos creado. Esto nos ayudará a estructurar nuevos flujos basándonos en la plantilla o a reutilizarla para crear flujos similares. Esto nos ahorrará mucho tiempo en comparación con tener que recrear los flujos desde cero.
PDF4me dedica mucho tiempo a comprender las necesidades de los usuarios y crea plantillas básicas de uso frecuente. Esto facilita a los usuarios habituales de Power Automate la creación de flujos de trabajo de documentos con tan solo unos clics en cuestión de minutos.
Prueba la plantilla "Dividir PDF en cada página" de PDF4me.
Reservemos el bien más preciado de nuestras vidas, el tiempo , para las tareas más importantes.