PDF4me cuenta con una gran cantidad de funciones y herramientas para PDF que le ayudan a realizar tareas de documentación, liberándolo del papeleo manual. Gracias a su evolución, PDF4me interpreta mejor sus necesidades. Puede automatizar y ejecutar sus flujos de trabajo de documentos incluso sin su intervención. "Simplemente cree dos carpetas en Dropbox, seleccione las acciones para PDF en el orden deseado, relájese y verá cómo se realiza el trabajo". Analicemos esto con más detalle.
Dropbox es una herramienta muy práctica para muchos de nosotros en el intercambio de datos y la gestión de archivos. Creamos carpetas de acceso frecuente en Dropbox, donde se almacenan los archivos para su procesamiento. Posteriormente, PDF4me los recoge y los coloca en otra carpeta tras realizar las acciones necesarias. Un pequeño avance en la automatización se traduce en una mayor productividad.
En 3 pasos, el trabajo está hecho. Ve a Automatización de Dropbox.
- Configurar las carpetas de origen y destino
- Agregar acciones desde pdf4me
- Ordenar acciones y crear flujo de trabajo
Configurar las carpetas de origen y destino.
La imagen a continuación muestra cómo seleccionar una carpeta de origen y una de destino. La carpeta de origen es la que se configura para contener todos los archivos de entrada que se procesarán. De igual manera, la carpeta de destino es donde se guardan todos los archivos procesados. Es muy importante guardar las ubicaciones durante la configuración, ya que estas servirán como entrada para la gestión de archivos.
Agregar acciones desde PDF4me
PDF4me ofrece diversas acciones y funciones. Al crear un flujo de trabajo con varias acciones, es necesario especificar el orden de ejecución. Por ejemplo, si seleccionamos un documento para optimizar y convertir a PDF, este se procesará en cuanto llegue a la carpeta de origen. La carpeta de destino contendrá el archivo procesado, optimizado y convertido según el orden de ejecución seleccionado. La captura de pantalla ilustra esta información.
Secuenciación de las acciones para el flujo de trabajo
Tras configurar las carpetas de origen y destino, se seleccionan las acciones de la lista de funciones disponibles. En este ejemplo, tenemos dos acciones: «Optimizar» y «Convertir a PDF».
Si selecciona Optimizar , es posible que se le pida que elija un perfil. Aquí, los perfiles disponibles son predeterminado, web o impresión . Seleccione el perfil y guarde como se muestra a continuación. Esto es habitual con cualquier función que seleccione.
La segunda opción es «Convertir a PDF», tras lo cual se le pedirá que defina el modo de conversión: rápido o detallado . Puede guardar esta selección de modo y configuración. Como se mencionó anteriormente, estas opciones son perfectamente aplicables a la función «Convertir a PDF».
Como puede observar, la primera acción a ejecutar será optimizar, seguida de la segunda acción , convertir a PDF . Por lo tanto, se asignará el número de orden 1 a la acción "optimizar" y el número de orden 2 a la acción "convertir a PDF". El orden de ejecución de las acciones se determinará según el número de orden. El flujo de trabajo se crea, por consiguiente, en función de esta secuencia de números de orden.
Archivo de salida procesado en la carpeta de destino
Una vez completadas todas las acciones, el resultado final estará disponible en la carpeta de destino.
De esta forma, podemos crear nuestro propio sistema de flujos de trabajo cuando lo necesitemos, simplemente creando dos carpetas en Dropbox y utilizando las funciones de pdf4me como acciones. La mayoría de nuestras tareas y procesos diarios de documentación, que consumen mucho tiempo, ahora se pueden automatizar con la ayuda de PDF4me.