La combinación de correspondencia se ha convertido en un término muy utilizado en la era de la documentación digital y la automatización de tareas. Esta función reduce el esfuerzo de procesar grandes cantidades de datos repetidos en cientos de documentos, permitiendo realizar cambios mínimos en ciertos datos y, finalmente, crear una plantilla de documento personalizada. Imaginemos que queremos enviar invitaciones a muchas personas, pero necesitamos incluir su nombre en cada una. En la era del correo postal, no nos queda más remedio que limitar el número de invitados y escribir su nombre en cada invitación o contratar a más redactores. En el mundo digital, contamos con muchas opciones para simplificar esta tediosa tarea con herramientas como SharePoint, PDF4me y Power Automate.
Ahora, demos un paso más allá con una situación laboral actual. Es casi imposible gestionar y colaborar en el trabajo, los recursos y los materiales sin una herramienta interna adecuada. SharePoint es una plataforma de Microsoft, ampliamente utilizada por las empresas para integrar y almacenar documentos. Sus características principales son los sitios y las listas. Las listas de SharePoint permiten almacenar fácilmente múltiples combinaciones de registros y datos.
PDF4me es una herramienta que permite crear, editar, escanear y procesar cualquier tipo de documento. En este blog, mostramos cómo realizar la combinación de correspondencia desde SharePoint utilizando PDF4me y una plantilla de documento incompleta preexistente, y le ayudamos a crear una plantilla de documento reutilizable y personalizada. Puede aplicar esta automatización para crear documentos como propuestas, cartas de contrato, solicitudes de propuestas (RFP) y mucho más.
La plantilla preexistente es un documento o formulario incompleto con campos completados con un conjunto de datos comunes, que espera recibir datos dinámicos de la lista de SharePoint. La plantilla se completa cuando los campos o espacios restantes se rellenan con los datos correspondientes, generando así un resultado específico. Este resultado se almacena en una carpeta o sitio de SharePoint para su uso posterior.
En este artículo, intentaré explicar una automatización sencilla, en la que un formulario (plantilla) específico es rellenado automáticamente por el sistema cuando se introduce un detalle de cliente en la lista de SharePoint. El resultado será un formulario completo, combinado con los datos del cliente recién llegados y los datos preintroducidos disponibles en la plantilla (por el momento, estamos usando un documento en blanco para simplificar). Antes de comenzar, debemos tener en cuenta tres entidades de la combinación de correspondencia;
- Lista de SharePoint con un desencadenador de entrada de datos de cliente.
- Una plantilla preexistente con datos genéricos en formato de archivo .doc o .pdf.
- Una ubicación de almacenamiento en SharePoint para guardar la plantilla de salida/completada.
El escenario que se está implementando consiste en generar informes o completar formularios cuando se agrega un nuevo elemento a una lista de SharePoint mediante la función de combinación de correspondencia de PDF4me. La recopilación de datos de SharePoint se puede usar para crear documentos (Word y PDF) con las funciones de combinación de correspondencia de PDF4me. Finalmente, estos documentos se pueden almacenar en el destino deseado o compartir por correo electrónico. Consideremos, por ejemplo, el desarrollo del flujo de trabajo, con el resultado final almacenado en una ubicación específica.
_Figura Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Cómo crear el flujo_.
Comenzamos con la pantalla de la lista de SharePoint de la empresa, donde se registran los datos de los clientes. A continuación, creamos un flujo de trabajo. Como se puede observar en la captura de pantalla, seleccionamos la opción "Crear un flujo de trabajo" en la pestaña de Power Automate.
Ya disponemos de una plantilla o formulario parcialmente completado. Seleccionamos una plantilla o formulario como este. Al crearlo, puede rellenar previamente más datos o crear plantillas más extensas según sus necesidades. Aquí utilizamos una plantilla en blanco sencilla a modo de ejemplo.
Los datos de los clientes recopilados se combinarán con documentos de plantilla para generar un documento de salida para cada elemento de la lista.
_Figura Salida-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Salida de los documentos generados_.
Todo el proceso de automatización consta de tan solo siete pasos para crear y almacenar documentos de esta manera. El proceso de automatización para este caso particular se puede explicar gráficamente como se muestra a continuación, resaltando los siete pasos.
_Figura Power Automate: Flujo de trabajo de combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos) con SharePoint_.
Paso 1: Activar la ejecución
Power Automate cuenta con diferentes tipos de activadores para iniciar el flujo de trabajo. También se puede programar para que se ejecute a intervalos regulares. En este caso particular, activamos un flujo de trabajo cuando se crea un elemento en la lista de SharePoint.
Puedes introducir los datos de la dirección del sitio como tu URL de SharePoint. Para el nombre de la lista, puedes proporcionar el nombre de la lista de recopilación de datos según la dirección de tu sitio.
Paso 2: Seleccione el contenido del archivo de plantilla utilizando la ruta de SharePoint.
Este paso consiste en seleccionar un archivo de plantilla de documento que deberá utilizar para combinarlo con los datos dinámicos de la lista de SharePoint.
Puedes guardar tus plantillas donde quieras. Para este caso práctico, elegimos una ubicación de SharePoint. Puedes introducir la dirección del sitio como la URL de SharePoint. Selecciona la ruta del archivo de la lista de directorios de archivos de tu sitio de SharePoint, junto con el tipo de plantilla que usarías para combinar.
Paso 3: Extraer elementos de la lista de SharePoint
Este paso consiste en extraer elementos de datos de la lista de SharePoint. Estos elementos se transforman posteriormente a un formato de matriz JSON y se utilizan como entrada para la función de combinación de correspondencia de PDF4me.
Proporcione los detalles en todos los campos tal como se describe a continuación;
- Dirección del sitio: Su URL de SharePoint
- Nombre de la lista: Lista de recopilación de datos. Nombre de la lista, que se muestra según la dirección de su sitio.
- Limitar entradas a la carpeta: No aplica, puede ignorar esto para este caso de uso en particular.
- Incluir elementos anidados: NA, también puede ignorar este campo en este caso.
- Consulta de filtro: Puede especificar consultas de filtro para filtrar elementos durante la búsqueda.
- Ordenar por: Especifique el orden en que se extraen los elementos de la lista.
- Número de elementos principales: Número total de elementos de la lista que se van a recuperar.
- Limitar columnas por vista: NA, Ignorar este campo para este caso de uso.
Paso 4: Inicializar la variable de cadena para preparar DataString
En este paso declaramos variables de cadena para crear una cadena de datos que servirá como entrada para la combinación de correspondencia.
Paso 5: Aplicar a cada elemento: Recorra la lista de elementos y prepare la cadena de datos requerida. Uno de los parámetros para la combinación de correspondencia con la acción de cadena de datos es "Cadena de datos". Esta variable se puede usar para recorrer la lista de datos y formar la cadena de datos deseada, como se muestra a continuación. Estructura JSON de ejemplo (matriz de lista):
[ ["Campo1", "Campo2", "Campo3"], ["CampoValor1", "CampoValor2", "CampoValor3"], ["CampoValor4", "CampoValor5", "CampoValor6"] ]
Este paso consiste en recorrer los elementos de la lista de SharePoint y preparar el parámetro final de "Cadena de datos" para la combinación de correspondencia. El resultado de este paso, la cadena concatenada, se asigna a la variable declarada en el paso 4.
Paso 6: PDF4me - Combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos)
En este paso, se generan documentos con los múltiples valores de datos de entrada de la lista de SharePoint. Se generarán documentos para cada elemento de la lista.
Los datos introducidos en los campos se realizan como se explica a continuación.
El campo "Datos del archivo de plantilla" se rellena con el "Contenido del archivo de plantilla" del paso 2.
El campo "Nombre del archivo de plantilla" contendrá el nombre de la plantilla con la extensión del archivo (los formatos admitidos son .docx y .pdf).
El campo "Cadena de datos" contendrá valores de datos dinámicos para combinarlos con la plantilla. Veamos ahora cómo obtener el valor de cadena concatenado para este campo. Para ello, asignamos los datos del archivo de plantilla y preparamos la cadena de datos con la acción de combinación de correspondencia de PDF4me. La cadena de datos se asigna mediante la función de cadena que se describe a continuación.
concat('[["Nombre","Ciudad","Código postal","País"]',variables('DataListString'),']')
La variable "DataListString" en la función mostrada contiene elementos de lista en un formato predefinido.
Paso 7: Guardar los documentos de salida en la ubicación de SharePoint.
En este paso, guardamos los documentos generados en la ubicación que prefieras. Puedes guardar los archivos en cualquier espacio de almacenamiento de los proveedores asociados con Power Automate. En este caso, los guardamos en SharePoint.
Introducimos los siguientes datos como campos de entrada, tal como se explica a continuación.
Dirección del sitio: URL de SharePoint. Ruta de la carpeta: Seleccione la ruta de la carpeta donde se guardarán los documentos de salida. Nombre del archivo: Seleccione el nombre del archivo del resultado de la acción de PDF4me. Contenido del archivo: Seleccione el contenido del archivo del resultado de la acción de PDF4me.
De esta forma, puedes usar la función de combinación de correspondencia para automatizar tu flujo de trabajo diario, que requiere personalización con una plantilla, en siete pasos. Puedes crear un flujo de trabajo mágico, eliminando todo el esfuerzo de editar el mismo documento cada vez, solo reemplazando campos como nombre, dirección o correo electrónico y creando una copia para un destinatario específico. Así, puedes lograr una mejora significativa en la productividad y el rendimiento de tu organización.