La combinación de correspondencia es un método para leer datos de una fuente y reemplazar las variables correspondientes en otro documento. Generalmente requiere dos archivos: uno para almacenar los campos de combinación (las variables que contienen los datos a insertar) y otro que contiene las instrucciones para formatear los datos de las variables y la información que será idéntica en todos los resultados de la combinación.
Por ejemplo, los datos se leen de una base de datos, JSON, CSV, hojas de cálculo Excel, Google Sheets u otros formatos de datos estructurados y se insertan en una plantilla de documento existente para correos electrónicos, facturas o cualquier otro documento que requiera la introducción de datos dinámicos. Las plantillas suelen ser documentos Word, PDF, correos electrónicos, cartas modelo, etc.
Consideremos un escenario en el que se desea enviar correos electrónicos con datos generados dinámicamente para una lista de destinatarios. En el archivo de datos, se podrían incluir instrucciones para insertar el nombre de cada destinatario en un lugar específico; la función de combinación de correspondencia combinaría este correo electrónico con la lista de destinatarios para generar un correo electrónico para cada persona de la lista.
La función de combinación de correspondencia también se usa con frecuencia para imprimir documentos con datos dinámicos. Por ejemplo, para imprimir facturas, se crea un documento fuente con las direcciones de las personas a las que se les desean imprimir facturas y un documento principal que controla dónde aparecerán el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de cada persona en la factura.
El documento principal también contendría información sobre cuántas facturas hay por página, el tamaño de cada factura, el tamaño del papel y el tipo de impresora que se utilizará para imprimirlas. Al combinar ambos archivos mediante la función de combinación de correspondencia, se genera un conjunto de facturas, una por cada entrada del documento de origen, con cada factura formateada según la información del documento principal.
Combinar correspondencia con PDF4me
PDF4me ha desarrollado potentes conectores diseñados para ofrecer funciones de combinación de correspondencia con diferentes tipos de fuentes de datos. La función de combinación de correspondencia de PDF4me permite crear lotes de documentos personalizados para cada destinatario. Utilizando un archivo de plantilla en formato PDF o Word Doc, PDF4me acepta datos de un archivo o lista de archivos para generar datos dinámicos para el proceso de combinación de correspondencia.
Combinación de correspondencia con Zapier y PDF4me
En Zapier, la función de combinación de correspondencia se ha implementado de cuatro maneras.
- Combinación de correspondencia con archivo de datos (lista de documentos): utiliza un documento de Word o PDF como plantilla y lo combina con los datos contenidos en un archivo en formato Excel o JSON, devolviendo varios archivos comprimidos en un archivo ZIP.
- Combinación de correspondencia con archivo de datos (documento único): similar a la acción anterior, pero devuelve un único archivo con el mismo formato que el archivo de plantilla.
- Combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos): utiliza un documento de Word o PDF como plantilla y lo combina con datos en formato de texto JSON, devolviendo varios archivos comprimidos en un archivo ZIP.
- Combinación de correspondencia con cadena de datos (documento único): similar a la acción anterior, pero devuelve un único archivo en el mismo formato que el archivo de plantilla.
En caso de devolver varios archivos, también existe la opción de combinarlos si el archivo de plantilla es PDF. Esto generará un único archivo PDF como resultado.
El tipo de plantilla actualmente compatible es Word y PDF. El archivo de datos utilizado para la fusión con una plantilla solo puede proporcionarse en formato Excel o JSON. Para Excel, puede tener el siguiente formato.
Para crear una estructura JSON, podría ser en este formato.
Matriz de datos
[ ["Campo1", "Campo2", "Campo3"], ["CampoValor1", "CampoValor2", "CampoValor3"], ["CampoValor4", "CampoValor5", "CampoValor6"] ]
o
Lista de datos
{
"DataList": [
{
"FieldName1": "FieldValue1",
"FieldName2": "FieldValue2",
"FieldName3": "FieldValue3"
},
{
"FieldName1": "FieldValue4",
"FieldName2": "FieldValue5",
"FieldName3": "FieldValue6"
}
]
}
La plantilla Word para la combinación de correspondencia debe crearse utilizando la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Para crear la estructura JSON, puede utilizar la función Code by Zapier para construir el texto JSON. Consulte la captura de pantalla a continuación.
Funciones de combinación de correspondencia con Power Automate
El conector PDF4me Power Automate ofrece una función importante para usuarios de organizaciones de todos los tamaños que manejan datos dinámicos a diario y preparan documentos con dichos datos para sus procesos de negocio. La combinación de correspondencia ahora permite automatizar la generación diaria de documentos junto con los elementos de datos dinámicos.
Por ejemplo, cuando se agregan nuevos datos de cliente a un elemento de una lista de SharePoint, se activa un evento Power Automate desde SharePoint para vincularse con el conector PDF4me y generar documentos aplicando las funciones de combinación de correspondencia.
Acciones de combinación de correspondencia de PDF4me
PDF4me Connect ofrece cuatro combinaciones diferentes de acciones de combinación de correspondencia para simplificar su uso. Como ya mencionamos, los datos son clave para determinar qué acción se adapta mejor a sus necesidades. PDF4me permite importar datos de diversas fuentes, como OData, SharePoint, hojas de cálculo, JSON o cadenas estructuradas, entre otras.
- Combinación de correspondencia con archivo de datos (lista de documentos)
Esta acción genera varios documentos como resultado y acepta datos como archivo. Admite los formatos de archivo .xlsx y .json.
- Combinación de correspondencia con archivo de datos (documento único)
Esta acción genera un único documento como resultado y acepta datos como archivo. Admite los formatos de archivo .xlsx y .json.
- Combinación de correspondencia con cadena de datos (Lista de documentos)
Esta acción genera varios documentos como resultado y acepta datos como una cadena de texto. Es una opción abierta para los usuarios, quienes pueden importar datos de cualquier fuente y preparar una estructura JSON como se muestra en la sección de ejemplos.
- Combinación de correspondencia con cadena de datos (documento único)
Esta acción genera un único documento como resultado y acepta datos en formato de cadena de texto. Esta es una opción abierta para los usuarios, quienes pueden importar datos de cualquier fuente y preparar una estructura JSON como se muestra en la sección de ejemplos.
Estructura de datos de ejemplo
Matriz de datos
[[“Campo1”, “Campo2”, “Campo3”], [ “CampoValor1”, “CampoValor2”, “CampoValor3”], [“CampoValor4”, “CampoValor5”, “CampoValor6”]]
o
Lista de datos
{
"DataList": [
{
"FieldName1": "FieldValue1",
"FieldName2": "FieldValue2",
"FieldName3": "FieldValue3"
},
{
"FieldName1": "FieldValue4",
"FieldName2": "FieldValue5",
"FieldName3": "FieldValue6"
}
]
}
Ejemplo de flujo de trabajo con combinación de correspondencia mediante cadena de datos (lista de documentos)
En este flujo de trabajo de ejemplo, obtenemos datos de elementos de una lista de SharePoint. Se agregó un desencadenador para obtener los elementos de la lista cuando se agrega un elemento a la lista de datos de SharePoint especificada. Luego, se obtiene la plantilla del documento para aplicar la combinación de correspondencia. A continuación, se inicializa la variable para preparar los datos con la estructura JSON adecuada mediante funciones de cadena. Finalmente, se asignan los campos con PDF4me Connect para realizar la combinación de correspondencia y generar los documentos deseados.
Por último, puedes añadir tus aplicaciones empresariales para gestionar los documentos generados según el ciclo de vida de tus procesos de negocio.