Generar documento Es una acción de PDF4me para Zapier que realiza una combinación de correspondencia: toma una plantilla de Word, HTML o PDF, un archivo de datos JSON o XML y devuelve el documento completado. Un Zap puede supervisar una carpeta, combinar cada registro y guardar todos los resultados sin que nadie tenga que abrir Word.
Todos los tutoriales de combinación de correspondencia asumen que el usuario está trabajando en Word, siguiendo un asistente. Esto funciona una vez, pero no cuando se necesitan generar cien facturas según un cronograma, o cuando los datos provienen de un sistema en lugar de una hoja de cálculo en el escritorio. Esta publicación explica la sintaxis de la plantilla y el Zap que ejecuta la combinación de correspondencia automáticamente.
Inserta campos de combinación en un documento de Word usando la sintaxis de corchetes angulares dobles. Guarda la plantilla en una carpeta de Dropbox y los datos en otra. Un Zap recopila los datos, envía ambos archivos a la acción Generar documento de PDF4me y guarda el resultado combinado. Elige la acción Individual para un solo documento por ejecución, o la acción Múltiple cuando una matriz de datos deba generar varios.
Preguntas y respuestas basadas en el porqué
¿Por qué usar una plantilla de Word en lugar de crear el documento mediante código? Porque quienes redactan el texto rara vez son quienes lo hacen. Cualquiera que escriba la factura puede editar una plantilla de Word, y la siguiente versión la utiliza sin necesidad de implementación ni de la intervención de un desarrollador.
¿Por qué JSON o XML en lugar de una hoja de cálculo? Esas son las formas que emite un sistema. La función de combinación de correspondencia en Word lee una hoja porque fue exportada manualmente. Cuando el desencadenante es la realización de un pedido o el envío de un formulario, los datos ya están estructurados y la función de combinación debería aceptarlos en ese formato.
¿Por qué hay dos acciones de Generar documento? La opción Generar documento único combina un registro y devuelve un archivo. La opción Generar documentos múltiples toma una matriz y devuelve un archivo por cada elemento. Seleccionar la opción incorrecta suele ser la razón por la que un Zap genera un solo documento cuando se esperaba un lote.
¿Por qué mantener la plantilla en su propia carpeta? El activador supervisa la carpeta de datos. Si la plantilla se encuentra junto a los datos, al cargar una plantilla revisada se activará el Zap e intentará fusionarla con la plantilla como si fuera un registro.
Lo que obtendrás
Aporte: una plantilla de Word con campos de combinación, además de un registro JSON o XML. Producción: El documento combinado, guardado de nuevo en el almacenamiento en la nube, está listo para enviar o archivar.
Lo que necesitas
- Zapier. Abre la aplicación PDF4me Zapier.Un Zap de varios pasos requiere un plan de pago de Zapier.
- Clave API de PDF4me. Obtén tu clave APIConéctalo la primera vez que añadas una acción de PDF4me.
- Almacenamiento en la nube con una carpeta para plantillas y una carpeta separada para los datos entrantes.
- Una plantilla de Word con campos de combinación escritos en la sintaxis de PDF4me que se muestra a continuación.
¿Qué es una combinación de correspondencia, en un párrafo?
La combinación de correspondencia lee los valores de una fuente de datos y los inserta en el campo correspondiente de una plantilla. Se conservan dos elementos: una plantilla con los campos de combinación y una fuente de datos con los valores. El motor de combinación los combina y devuelve un documento final, una vez por cada registro.
PDF4me acepta Word, HTML y PDF Plantillas. Word es la más completa de las tres, porque su sintaxis admite condiciones, tablas, secciones repetidas, imágenes y HTML en línea, en lugar de una simple función de buscar y reemplazar.
¿Cómo se diseña una plantilla de Word?
Los campos de combinación utilizan corchetes angulares dobles alrededor del nombre del campo:
<<[FieldName]>>
Inserta ese valor en un documento de Word, en el lugar correspondiente. El nombre entre corchetes coincide con una clave en tu registro JSON o XML.
Referencia de sintaxis de plantillas de Word
| Quieres | Documentación |
|---|---|
| La sintaxis completa, de principio a fin. | Descripción general |
| Declaraciones condicionales | Controles de texto |
| Tablas que crecen con los datos | Tablas |
| Párrafos y secciones repetidas | Repetir párrafos |
| Insertar imágenes | Insertar imágenes |
| Insertar HTML sin formato | Insertar HTML |
| Formato de números y fechas | Formato |
| Variables y listas | Variables |
Plantilla de factura de ejemplo que utiliza una tabla y condiciones. La fila de la tabla se repite una vez por cada partida de los datos.
¿Cómo se crea el Zap para generar documentos?
El Zap consta de cuatro partes móviles: algo para iniciarlo, la plantilla, la fusión y un lugar donde colocar el resultado.
- Desencadenar. Seleccione el activador que coincida con el lugar donde llegan sus datos. Con Dropbox, eso es Nuevo archivo en la carpeta apuntando a tu carpeta de datos.
- Obtener la plantilla. El disparador solo lleva el archivo que acaba de llegar, así que lea la plantilla por separado. Con Dropbox eso es Buscar archivo, apuntando a la carpeta de plantillas con el nombre de archivo exacto de la plantilla.
- Unir. Añade PDF4me Generar documento acción y mapear ambos archivos en ella.
- Ahorrar. Agregar Subir archivo para escribir el resultado de vuelta. Si la fusión devolvió varios documentos, coloque esto dentro de un Crear bucle a partir de elementos de línea paso desde Bucle de Zapier Por lo tanto, se ejecuta una vez por documento.
Parámetros de generación de documentos
| Parámetro | Requerido | Lo que hace |
|---|---|---|
| Archivo de plantilla | Requerido | La plantilla en sí, mapeada desde el paso que la obtuvo. |
| Tipo de archivo de plantilla | Requerido | ¿Qué tipo de plantilla proporcionó: Word, HTML o PDF? |
| Tipo de formato de datos de entrada | Requerido | Tanto si los datos llegan como texto como si llegan como archivo. |
| Texto de datos o archivo de datos | Requerido | El registro. El que debes rellenar depende de la línea anterior. |
| Tipo de datos de entrada | Requerido | El formato de los datos: JSON o XML. |
| Nombre del archivo de plantilla | Opcional | Indica la plantilla para la acción, incluyendo la extensión. |
| Tipo de documento de salida | Opcional | El formato del documento generado. |
| Mantener el PDF editable | Opcional | Deja los campos del formulario editables en la salida. |
| Metadatos | Opcional | Valores adicionales que se transmitieron a la fusión. |
Consejo. El tipo de archivo de plantilla y el tipo de datos de entrada son los que con mayor frecuencia generan errores. Si el resultado muestra marcadores de posición aún visibles, verifique estos dos elementos antes que nada: la fusión se realizó, pero no encontró nada que fusionar.
Simple versus múltiple, y cuándo se necesita el bucle
| Individual versus Múltiple | Generar documento único | Generar documentos múltiples |
|---|---|---|
| Forma de los datos | Un registro | Una matriz, un objeto por documento. |
| Devoluciones | Un documento | Un documento por cada elemento de la matriz. |
| Necesita un bucle después de eso | No | Sí, para guardar cada resultado. |
| Uso típico | Una factura por un pedido | Un conjunto de declaraciones de una exportación |
El resultado combinado. Todos los marcadores de posición de la plantilla han sido reemplazados y la tabla se ha expandido a una fila por cada elemento.
Ejecuta el Zap y verifica
- Publicar el Zap.
- Arrastre un registro de muestra a la carpeta de datos y espere a que el disparador realice la comprobación.
- Abierto Zap corre y confirmar que el paso Generar documento devolvió un archivo en lugar de un error.
- Abra el archivo de salida y compruebe dos cosas: que no queden marcadores de posición visibles y que la tabla repetitiva tenga el número correcto de filas.
¿Qué construiste exactamente? Una fábrica de documentos cuyo texto pertenece a quien edita la plantilla, no a quien mantiene el Zap. Modifica la plantilla y la siguiente ejecución la utilizará. Este mismo patrón se ejecuta en Make, n8n y Power Automate con la misma acción.
Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir
Preguntas frecuentes
¿Qué es una combinación de correspondencia?
Consiste en leer valores de una fuente de datos e insertarlos en el marcador de posición correspondiente de una plantilla, generando un documento final por cada registro. Word popularizó el término con su asistente, pero la operación en sí no tiene nada que ver con Word: cualquier motor que entienda una plantilla y un formato de datos puede realizarla, que es precisamente lo que hace la acción Generar documento.
¿Cómo realizo una combinación de correspondencia en Word?
Si te refieres el asistente de escritorioPara ello, debes seleccionar una hoja de cálculo en Word y seguir sus pasos. Si lo que quieres es combinar una plantilla de Word sin usar ese asistente, escribe los campos con la sintaxis de corchetes angulares dobles que se muestra arriba y, a continuación, envía la plantilla y un registro JSON o XML a Generar documento. La plantilla sigue siendo un archivo de Word; no se abre Word para generar el resultado.
¿Puedo combinar correspondencia sin usar Word?
Sí. La fusión se realiza a través de la API de PDF4me, por lo que no se utiliza ninguna copia de Word en ningún momento. Solo necesitas Word, o cualquier editor que genere archivos .docx, para crear la plantilla inicialmente, y PDF4me también acepta plantillas HTML y PDF si prefieres no usar Word.
¿Cómo puedo generar varios documentos a partir de una sola plantilla?
Usar Generar documentos múltiples y dale una matriz, un objeto por documento. Devuelve un documento por elemento. Luego coloca el paso de carga dentro de un Crear bucle a partir de elementos de línea acción para que cada resultado se guarde individualmente, en lugar de solo el primero.
Solución de problemas
Los datos no coinciden con la plantilla. Compruebe que el tipo de datos de entrada coincida con el formato real del registro, que el registro sea válido y que los nombres de las claves coincidan con lo que se encuentra dentro de los corchetes angulares, incluyendo las mayúsculas.
O bien se utilizó la acción "Single" cuando se necesitaba "Multiple", o bien el paso de carga se encuentra fuera del bucle. En ambos casos, se genera un único archivo guardado, independientemente de la cantidad de registros introducidos.
La región repetitiva no estaba marcada en la plantilla. Una tabla que crece requiere la sintaxis de repetición alrededor de la fila, no solo la combinación de campos dentro de ella. Consulte la documentación sobre párrafos repetitivos.
La plantilla se encuentra dentro de la carpeta monitorizada. Muévala a su propia carpeta y dirija el paso de obtención hacia allí.
Próximos pasos
El mismo patrón de cuatro pasos (observar, obtener la plantilla, combinar, guardar) gestiona cualquier automatización de "datos de entrada, documento de salida con marca".