La generación dinámica de documentos es el proceso de crear automáticamente un lote de documentos personalizados con datos dinámicos de una fuente. Por ejemplo, una carta podría personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. La creación de documentos con datos dinámicos requiere una fuente de datos, como una lista, una hoja de cálculo, una base de datos, JSON o matrices. Los campos de combinación son marcadores de posición en plantillas predefinidas que posteriormente se reemplazan con datos de alguna de las fuentes de datos mencionadas anteriormente o de cualquier otra fuente de datos compatible.
PDF4me cuenta con potentes conectores que le permiten generar gran cantidad de documentos con contenido dinámico. Esta automatización de documentos se logra mediante integraciones sencillas con herramientas avanzadas de Microsoft, como Power Automate. Como usuario avanzado, puede integrar las funciones de PDF4me Connect para manipular y administrar sus documentos empresariales. Los conectores admiten fuentes de datos como .xlsx, JSON, listas de datos de SharePoint o matrices para insertar datos en las plantillas.
Las hojas de cálculo de Microsoft Excel son una de las fuentes de datos más utilizadas para la creación dinámica de documentos. Son la herramienta preferida para organizar datos dinámicos, ya que son fáciles de usar y ofrecen un gran control sobre ellos. Veamos algunos ejemplos donde el software de generación dinámica de documentos puede ser muy eficaz para simplificar la generación masiva de documentos.
- Empresas: correos promocionales, creación de facturas, informes, presupuestos, correspondencia, sobres, etc.
- Banca y finanzas: generación de extractos, correos electrónicos personalizados, recibos, etc.
- Atención médica: generación de informes, seguros, etc.
- Ámbito académico: Generación de informes académicos, certificados, calificaciones, etc.
En cierto modo, la generación dinámica de documentos y la combinación de correspondencia se utilizan en casi todos los ámbitos laborales y empresariales donde intervienen documentos.
