Rellenar y firmar un PDF cuando se crea un nuevo elemento en SharePoint — Power Automate

Fill a PDF Form es la acción de Power Automate que acepta una plantilla PDF rellenable y una carga útil JSON, y devuelve ese mismo PDF con todos los campos ya rellenados. Combínala con PDF - Sign y un desencadenador SharePoint When an item is created, y la generación de facturas funciona sola: alguien añade una fila, Power Automate ensambla el PDF firmado, y Dropbox lo archiva con un nombre con marca de tiempo.

El cuello de botella en los flujos de trabajo tipo factura nunca fue el PDF en sí, sino el paso manual encajado en el medio. Alguien abre la plantilla, reteclea ocho valores de una fila de hoja de cálculo, la imprime, la firma, la vuelve a escanear y sube el resultado. Cada uno de esos campos es una oportunidad más de escribir mal el nombre de un cliente o de perder un dígito del total. Esta guía cambia toda esa rutina por siete acciones de Power Automate: SharePoint lanza el desencadenador, Dropbox entrega la plantilla más la imagen de la firma, PDF4me rellena el formulario y aplica la firma, y Dropbox guarda el archivo terminado. Cada captura de pantalla es real, la expresión Compose está detallada, el esquema de SharePoint está listado, y la factura firmada de muestra es tuya para descargar.

Por qué cada paso está aquí, a propósito​

Con qué acabarás​

Un único flujo de Power Automate que vigila una lista de SharePoint y, por cada fila que llega, produce una factura PDF rellenada y firmada con el nombre Signed_INV-YYYY-NNN_<ticks>.pdf en tu carpeta de salida de Dropbox. La firma se sitúa en la esquina inferior derecha de la página 1, y todo lo demás en la plantilla se queda exactamente como lo dispuso tu diseñador.

Qué necesitarás primero​

• Un sitio de SharePoint que aloje una lista llamada New Customer Invoices (renómbrala como te convenga) con estas columnas:
  • Title, CustomerName, Email, Phone (todas Single line of text)
  • InvoiceNumber (Single line of text, p. ej. INV-2026-207)
  • InvoiceDate (Date), Address (Single line of text), Amount (Number)
• Una plantilla PDF cuyos campos de formulario con nombre coincidan con las claves JSON (customerName, email, phone, invoiceNumber, invoiceDate, address, amount).
• Una firma PNG sobre fondo transparente.
• Una conexión PDF4me dentro de Power Automate. ¿Primer flujo? Consigue una clave API para configurarla.
• Una conexión Dropbox en Power Automate — SharePoint, OneDrive o cualquier otro almacenamiento encaja con la misma limpieza.

Las siete acciones, de principio a fin​

Siete acciones de Power Automate en línea recta — sin ramas paralelas, sin Apply to each, sin variables. Lo que un paso produce alimenta directamente al siguiente.

La vista completa del diseñador: del desencadenador a Create file, siete acciones en total.

La lista de SharePoint es el contrato aquí. Cada fila que llega se convierte en exactamente un PDF firmado.

La lista New Customer Invoices. La fila INV-2026-207 (Mark Jagar) es la que está detrás del ejemplo de arriba.

¿Cómo se inicia el flujo cuando aparece una nueva fila de SharePoint?​

Flujo hasta ahora: solo el desencadenador.

1. Crea un nuevo Automated cloud flow, busca SharePoint y elige When an item is created.
2. Apunta Site Address a tu sitio de SharePoint (la captura usa PDF4me Support en https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport).
3. Pon List Name en New Customer Invoices.
4. Deja Advanced parameters como están. El desencadenador salta en el instante en que aterriza una fila, sin intervalo de sondeo que ajustar.

Sitio más lista es toda la configuración del desencadenador — SharePoint se encarga de la detección de cambios.

Consejo. Donde puedas, renombra las columnas de SharePoint para que coincidan con los nombres de los campos del PDF (customerName, email, ...). Te ahorra tener que reetiquetar las claves en el paso Compose más adelante.

¿Cómo se introducen la plantilla PDF y la firma en el flujo?​

Flujo hasta ahora: desencadenador → Get file content → Get file content 1.

Dos lecturas de Dropbox: una para la plantilla PDF, otra para la firma PNG. Mantener ambas en la misma carpeta significa que nadie tiene que ir a buscarlas después.

1. Añade Dropbox - Get file content using path y pon File en /blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdf.
2. Abre Advanced parameters y cambia Infer Content Type a Yes, de lo contrario el binario del PDF puede corromperse en tránsito.

Paso 2 — la plantilla vacía que Fill a PDF Form está a punto de rellenar.

3. Suelta un segundo Dropbox - Get file content using path; Power Automate lo renombra automáticamente como Get file content 1.
4. Pon File en /blog data/fill a pdf/signature.png.
5. Cambia el mismo interruptor Infer Content Type a Yes.

Paso 3 — la firma que PDF - Sign colocará sobre la página 1.

¿Cómo se convierte la fila de SharePoint en una carga útil JSON?​

Flujo hasta ahora: desencadenador → obtener plantilla → obtener firma → Compose.

Compose es el paso de "construir el JSON". Trae los campos del desencadenador como contenido dinámico y los dispone en un único objeto JSON que PDF4me Fill a PDF Form puede leer.

1. Añade una acción Compose.
2. Haz clic en Inputs, pega el esqueleto JSON de abajo y cambia cada valor de la derecha por la columna de SharePoint correspondiente desde el selector de contenido dinámico, manteniendo cada píldora entre las comillas:

{
  "customerName": "CustomerName",
  "email": "Email",
  "phone": "Phone",
  "invoiceNumber": "InvoiceNumber",
  "invoiceDate": "InvoiceDate",
  "address": "Address",
  "amount": "Amount"
}

Compose devuelve un único objeto JSON. Mantén cada píldora dentro de sus comillas para que números y fechas lleguen como cadenas, y asegúrate de que las claves coincidan al pie de la letra con los nombres de los campos del PDF.

Referencia de la carga útil:

Consejo. Coloca siempre la píldora de contenido dinámico entre las dos comillas de cada valor. Puesta fuera de ellas, una píldora emite un número o una fecha sin comillas, y un número sin comillas seguido de una , a mitad de cadena rompe la carga útil sin ningún aviso.

¿Cómo se rellena el formulario PDF a partir del JSON?​

Flujo hasta ahora: desencadenador → obtener plantilla → obtener firma → Compose → Fill a PDF Form.

Aquí está la primera acción de PDF4me. Toma el PDF de plantilla más la carga útil JSON y escribe cada valor en el campo de formulario que comparte su nombre.

1. Añade el conector PDF4me PDF y elige la acción Fill a PDF Form.
2. Template File Data: contenido dinámico, Get file content → File Content (el binario del PDF de plantilla).
3. Template File Name: sample_fill_form.pdf (o como se llame el tuyo).
4. JSON Data: contenido dinámico, los Outputs del paso Compose.
5. Keep PDF template Editable: No — esto aplana el formulario una vez rellenado, para que el destinatario no pueda borrar los campos.

La configuración de Fill a PDF Form. Con Keep PDF template Editable en No, los campos se aplanan en texto estático.

Consejo. ¿Quieres que el destinatario todavía pueda editar ciertos campos después (añadir una nota, por ejemplo)? Pon Keep PDF template Editable en Yes. Tus valores rellenados permanecen; solo cambia el bloqueo del campo.

¿Cómo se estampa la firma con PDF - Sign?​

Flujo hasta ahora: desencadenador → obtener plantilla → obtener firma → Compose → Fill a PDF Form → PDF - Sign.

PDF - Sign coloca tu firma PNG sobre el PDF rellenado en un punto fijo y con la opacidad que establezcas.

1. Añade el conector PDF4me PDF, acción PDF - Sign.
2. PDF File content: contenido dinámico, Fill a PDF Form → Body (el binario del PDF rellenado).
3. PDF File Name: la expresión concat(triggerBody()?['InvoiceNumber'], '.pdf'), que da INV-2026-207.pdf para que el número de factura aparezca en los registros posteriores.
4. Sign File Content: contenido dinámico, Get file content 1 → Body (la firma PNG).
5. Sign Image File Name: signature.png.
6. Align Horizontal: right. Align Vertical: bottom.
7. Pages: 1 (solo la página 1 — usa 1,3 para las páginas 1 y 3, o déjalo vacío para firmar cada página).
8. Height: 20. Width: 50. Margin Horizontal: 15. Margin Vertical: 15. Opacity: 100.

La firma se asienta abajo a la derecha de la página 1: 50 de ancho, 20 de alto, 15 unidades de margen, totalmente opaca.

Referencia de posicionamiento:

¿Cómo se escribe el PDF firmado de vuelta en Dropbox?​

Flujo hasta ahora: desencadenador → obtener plantilla → obtener firma → Compose → Fill a PDF Form → PDF - Sign → Create file.

El paso final. El PDF terminado aterriza en una carpeta de salida dedicada con un nombre de archivo diseñado para que dos ejecuciones nunca puedan chocar.

1. Añade Dropbox - Create file.
2. Folder Path: /blog data/fill a pdf/output.
3. File Name: la expresión concat('Signed_', string(triggerBody()?['InvoiceNumber']), '_', string(ticks(utcNow())), '.pdf'), que produce nombres como Signed_INV-2026-207_639235162128009339.pdf.
4. File Content: contenido dinámico, PDF - Sign → Body (el binario del PDF firmado).

La marca de tiempo ticks(utcNow()) mantiene los nombres de archivo únicos incluso si dos filas se disparan dentro del mismo segundo.

Consejo. Cambia Dropbox por SharePoint - Create file o OneDrive - Create file y nada más en el flujo se mueve. El binario del PDF es idéntico; solo cambia el adaptador de almacenamiento.

Ejecútalo y comprueba el resultado​

Variantes que puedes acoplar sin reconstruir nada​

Preguntas frecuentes​

¿Cómo rellenar formularios PDF con Power Automate?​

Coloca la acción PDF4me Fill a PDF Form después de un paso que lea tu plantilla PDF (un Get file content de Dropbox, SharePoint u OneDrive) y un paso Compose que construya una carga útil JSON a partir de los campos de tu desencadenador. Mapea Template File Data al binario PDF y JSON Data a la salida de Compose. Las claves JSON tienen que coincidir exactamente con los nombres de los campos de formulario de la plantilla.

¿Puede Power Automate rellenar un formulario PDF?​

Sí — con una sola acción de conector, una vez instalado un conector de PDF. Power Automate no puede escribir por sí solo en un PDF rellenable, pero la acción PDF4me Fill a PDF Form gestiona todo el rellenado y aplanado en un único paso, impulsado por una carga útil JSON que ensamblas con Compose o directamente desde una fila de SharePoint o Excel.

¿Cómo autorrellenar los campos de un formulario PDF?​

Desencadena en tu fuente de datos (una lista de SharePoint, una fila de Excel, un envío de formulario), construye un objeto JSON cuyas claves coincidan con los nombres de los campos del PDF, y luego entrega ese JSON y el PDF de plantilla a PDF4me Fill a PDF Form. Devuelve el mismo PDF con cada campo con nombre relleno. Pon Keep PDF template Editable en No para bloquear los valores y que los destinatarios no puedan borrarlos.

¿Cómo crear un PDF con Power Automate a partir de un elemento de lista de SharePoint?​

Usa When an item is created como desencadenador, añade un paso Get file content para cargar la plantilla PDF, un paso Compose para dar forma de JSON a la fila, y PDF4me Fill a PDF Form para fusionarlos. Obtienes un PDF relleno que puedes enviar por correo, enviar a SharePoint, OneDrive o Dropbox, o meter en un flujo de aprobación. Esta publicación construye exactamente eso, con un sello de firma encima.

¿Cómo firmar un PDF automáticamente en Power Automate?​

Añade PDF4me PDF - Sign después de cualquier paso que produzca un binario PDF. Mapea PDF File content al PDF relleno, Sign File Content a una firma PNG, y luego establece la alineación (right / bottom), el tamaño (Height / Width), los márgenes y la opacidad. PDF - Sign estampa la imagen en las páginas que enumeres; deja Pages en blanco para firmarlas todas.

Solución de problemas​

Próximos pasos​

Esta es la ruta más corta y sin manos desde una fila de SharePoint hasta un PDF firmado y almacenado — y las dos acciones de PDF4me en el medio son las únicas partes que no puedes conseguir de Microsoft por sí solo.

Referencias​

• Referencia del desencadenador SharePoint When an item is created en Microsoft Learn
• Acción Compose de Power Automate y funciones de expresión en Microsoft Learn
• Guía de nomenclatura de campos de formulario PDF en la ayuda de Adobe Acrobat
• Conector Dropbox Create file en Microsoft Learn