La generación dinámica de documentos es una de las tecnologías más demandadas y de mayor crecimiento en el mundo digital. Como sabemos, la mayoría de las empresas están eliminando el uso del papel, y los nuevos cambios en la gestión de transacciones exigen la generación digital de documentos. Los documentos PDF son el formato preferido para los documentos digitales. Las empresas que manejan dinero siempre necesitan generar facturas. Gran parte de los datos de estas facturas se generan dinámicamente.
La creación de facturas con datos dinámicos requiere la aplicación de técnicas como la combinación de correspondencia o el uso de campos de combinación. Las facturas personalizadas se basan en plantillas de documentos creadas con Word u otros creadores de formularios que admiten la combinación de campos. Para generar facturas en formato PDF con datos dinámicos, se crean plantillas con campos de combinación que posteriormente se reemplazan con los datos originales.
La acción "Generar documento" de PDF4me en Zapier te permite crear facturas dinámicas y automatizar el proceso para que puedas concentrarte en tus tareas más importantes. La generación se puede automatizar si tienes la plantilla y los datos dinámicos listos. La plantilla puede ser un archivo Word, HTML o cualquier otro formato compatible. Los datos pueden ser una hoja de cálculo, CSV, JSON, XML o una lista de datos.
¿Cómo generar facturas dinámicas?
Veamos un ejemplo de cómo crear una factura dinámica en Zapier, donde la plantilla está en formato Word y los datos en formato JSON. El formato JSON permite crear datos complejos de forma estructurada.
Veamos la siguiente plantilla de ejemplo.
Agrega un activador para iniciar el Zap.
Zapier ofrece varios activadores para iniciar un Zap. Puedes elegir el que prefieras según dónde guardes tus archivos de origen. En este ejemplo, usamos el activador de Dropbox. Agrega el activador "Nuevo archivo en Dropbox" para que Dropbox active el Zap.
Agregar acciones de descarga desde Dropbox para Plantillas y Datos
Para pasar la plantilla y los datos a la acción Generar documento, necesitamos descargar la plantilla y los datos asociados desde la fuente. Como estamos usando Dropbox, utilizamos la acción Descargar desde Dropbox.
Agregue la acción Generar documento de PDF4me.
Una vez descargados los archivos, debemos pasarlos a la acción Generar documento. En esta acción, configure el nombre del archivo de plantilla y el nombre del archivo de datos. Además, seleccione el tipo de datos. PDF4me admite dos tipos de datos en el formato de renderizado Mustache: XML y JSON. En este ejemplo, utilizaremos JSON.
Para la plantilla de ejemplo anterior, los datos de ejemplo se verían así:
{ "Documentos": [ { "encabezado": { "docType": "Copia original" }, "cuerpo": { "Columna1": "Cantidad", "Columna2": "Descripción", "Columna3": "Precio unitario", "Columna4": "Total", "Factura": { "número": 14957, "fecha": "25-02-2022", "instrucciones": "Instrucción Factura 1", "subtotal": 200150, "impuesto": "18%", "fecha de vencimiento": "25-03-2022", "envío": "200" }, "Facturador": { "teléfono": "989797", "fax": "998463", "correo electrónico": "[email protected]", "web": "www.doc1.com", "dirección": { "empresa": "Organización 1", "calle": "Calle 1", "ciudad": "Ciudad 1", "código postal": "123456" } }, "Destinatario": { "nombre": "recibo 1", "dirección": { "calle": "testveien 3 ", "ciudad": "Ciudad 1", "código postal": "0555", "país": "País 1" } }, "Producto": [ { "cantidad": 1, "descripción": "artículo 1", "precio unitario": 45, "precio total": 867 }, { "cantidad": 2, "descripción": "artículo 2", "precio unitario": 123, "precio total": 3464 }, { "cantidad": 3, "descripción": "artículo 3", "precio unitario": 323, "precio total": 6564 } ] }, "pie de página": { "teléfono": "teléfono123", "fax": "fax123", "correo electrónico": "[email protected]", "web": "www.123.com" }
} ] }
Configure los parámetros correspondientemente en la acción Generar documento de PDF4me.
Agregar acción de carga a Dropbox con un control de bucle
Cuando se generan documentos dinámicamente, se obtienen varios archivos de salida. Para cada archivo, Zap debe guardarlo en la ubicación deseada. Utilizamos la acción de control "Para cada archivo" para gestionar los casos en los que se esperan varios archivos de salida.
Agregue la siguiente acción de Dropbox dentro del bucle.
En consecuencia, puede configurar los siguientes campos en la acción Loop y asegurarse de que la acción Upload to Dropbox esté dentro del looper.
La factura dinámica generada se vería como se muestra a continuación.
También puede agregar un código QR o un código de barras para que su factura sea legible por máquina mediante la acción Agregar código de barras.