La automatización del flujo de trabajo de documentos en PDF4me está diseñada para que sus clientes transformen sus procesos comerciales rutinarios en un proceso bien automatizado basado en reglas de flujo de trabajo, donde las tareas humanas para diversas manipulaciones de documentos se realizan automáticamente sin necesidad de conocimientos de programación.
La automatización de los flujos de trabajo de documentos, especialmente los procesos manuales, presenta limitaciones importantes en cuanto a responsabilidad, precisión, productividad, eficiencia y, en definitiva, satisfacción del usuario final. Como equipo, siempre priorizamos la satisfacción del cliente, clave para el éxito de cualquier producto o servicio. En este artículo, nos complace presentar la automatización de flujos de trabajo de documentos que hemos desarrollado con una potente infraestructura en la nube, la cual puede beneficiar sus diversos procesos de negocio.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de documentos?
Cuando hablamos de automatización del flujo de trabajo de documentos, ¿qué significa realmente? ¿En qué se diferencia de otras plataformas de automatización de flujos de trabajo?
En el mercado existen diversas plataformas de automatización de flujos de trabajo para distintos fines. Somos pioneros en el procesamiento de documentos y hemos desarrollado un sistema de flujo de trabajo capaz de automatizar todos sus procesos basados en documentos. En otras palabras, todas nuestras acciones, activadores y controles de flujo de trabajo están conectados de alguna manera con los documentos. Por ejemplo, la acción "Enviar correo electrónico" permite enviar un correo electrónico a alguien, pero también puede enviar documentos adjuntos provenientes de acciones ejecutadas previamente. Para este propósito específico, lo denominamos automatización de flujos de trabajo de documentos .
¿Cómo crear tu primer flujo de trabajo de documentos PDF4me?
Como usuario profesional de PDF4me, cualquiera puede crear su propio flujo de trabajo para automatizar todos sus procesos comerciales manuales. Acceda a Flujos de trabajo desde el menú de Configuración de la cuenta, que aparece al hacer clic en el icono de usuario.
Tu panel de flujo de trabajo ahora incluye documentación esencial y nuevas opciones de flujo de trabajo. Consulta la documentación detallada antes de continuar para conocer las acciones, los controles y las opciones de uso compartido disponibles según tus necesidades.
Al hacer clic en el botón «Crear flujo de trabajo», aparecerá una ventana emergente para crearlo. Deberá ingresar el nombre y la descripción del flujo de trabajo. Es importante recordar que este nombre aparecerá en su aplicación móvil para ejecutarlo desde su teléfono. Proporcione los detalles y haga clic en «Crear flujo de trabajo» .
Ahora puedes ver tu flujo de trabajo con las acciones de inicio y fin predeterminadas, así como los botones "Guardar como borrador", "Guardar" y "Publicar" en la parte inferior. Para conservar tus cambios durante la creación del flujo de trabajo, la opción "Guardar como borrador" te resultará muy útil. Una vez que hayas terminado de crear tu flujo de trabajo, haz clic en el botón "Guardar" y "Publicar" para guardarlo y activarlo inmediatamente.
Ahora es el momento de añadir las acciones y los controles necesarios para completar la creación de nuestro flujo de trabajo. Haz clic en el icono situado entre Inicio y Fin; esto añadirá un nuevo paso a tu flujo de trabajo con la lista de acciones y controles disponibles. También puedes buscar la acción que deseas añadir.
Ahora seleccionemos la acción Convertir a PDF de la lista.
Normalmente, cada acción puede tener algunas propiedades como entrada que dependen del procesamiento del documento correspondiente. Por ejemplo, la acción de dividir por número de página tiene el número de página como parámetro de entrada, además del archivo. La acción de convertir a PDF no tiene parámetros. Ahora agreguemos la acción de enviar correo electrónico como siguiente paso.
La opción "Enviar documentos por correo electrónico" tiene tres parámetros: "Correo electrónico" (para el destinatario), "Asunto" (para el asunto del correo) y "Cuerpo" (para el contenido del mensaje). Complete la información necesaria y guarde el documento.
Tu flujo de trabajo final se ve así y está listo para publicarse. ¡Qué rápido y fácil! Una vez publicado, puedes usarlo desde tu aplicación móvil o encontrarlo en el menú principal de PDF4me. Además, puedes consultar los registros en la ventana principal del flujo de trabajo, como la última ejecución, la duración, el costo de la llamada, etc.
Tenga en cuenta que las acciones se siguen contabilizando como costes de llamadas a la API dentro de su límite de llamadas automatizadas. Puede consultar esta información en la configuración de su cuenta y añadir más llamadas a la API para aumentar su uso. De lo contrario, según su plan Pro, recibirá créditos gratuitos en cada cambio de ciclo de facturación.
Activar flujo de trabajo desde la aplicación PDF4me Scan & Automate.
Esta es una de las funciones más valiosas del proceso de automatización de flujos de trabajo de documentos de PDF4me. Puede activar el flujo de trabajo que creó en el portal de PDF4me desde su dispositivo móvil o tableta, en cualquier momento y lugar. La primera captura de pantalla muestra cómo acceder a Automatización y ver el flujo de trabajo que ha creado.
La segunda captura de pantalla muestra todos los flujos de trabajo que has creado en el portal PDF4me y que están listos para usarse en cualquier momento. Al seleccionar el nombre del flujo de trabajo, el archivo elegido se enviará al sistema, que ejecutará todos los procesos necesarios y te notificará que el flujo de trabajo está comenzando.
Para concluir
La automatización del flujo de trabajo ofrece diversas ventajas en comparación con los procesos manuales. Reduce la intervención manual, mejora el tiempo de procesamiento, optimiza la gestión de la carga de trabajo, disminuye los errores manuales y mucho más. PDF4me es una empresa innovadora que busca simplificar y agilizar el procesamiento de documentos, haciéndolo accesible para todos. Solo tienes que registrarte en PDF4me y descargar e instalar la aplicación PDF4me Scan & Automation desde tu tienda de aplicaciones.