Los sistemas modernos de gestión documental y sus actividades comerciales asociadas ya no pueden subsistir sin la implementación de códigos de barras . El uso de códigos de barras representa un avance tecnológico brillante en la transferencia de datos e información . Este proceso se realiza de forma segura y confidencial mediante documentos en formatos digitales como PDF y Word. Con un mínimo esfuerzo humano y un instrumento adecuado para leer los datos cifrados, almacenados en formatos tan pequeños e indescifrables (herramientas de reconocimiento óptico de caracteres), se pueden lograr avances significativos en la automatización.
¿ Qué es un código de barras? Un código de barras es una serie de líneas, bloques o puntos que se muestran en una pantalla o en papel y que contienen datos cifrados. Estos datos se leen mediante un escáner y se introducen en un sistema para su posterior procesamiento. Existen varios tipos de códigos de barras, cada uno diseñado para un propósito específico. Algunos ejemplos son el Código 128/Código 39 (el primer tipo) , el Código QR , Datamatrix , EAN , etc. Para obtener más información y probar las diferentes opciones de códigos de barras con su cuenta de PDF4me, visite el blog de PDF4me.
En PDF4me, le proporcionamos los siguientes códigos de barras para su comodidad: Código 128 , Código QR , Datamatrix , Aztec y Pdf417 .
¿Por qué necesitamos varios tipos de códigos de barras? Existen diversos tipos de códigos de barras para crear diferentes formatos de datos. Todos estos datos se cifran de una manera específica. Este cifrado dependerá de la información y del tipo de documento en cuestión. Para cada propósito, es posible que debamos utilizar un tipo particular de código de barras.
En este blog, le guiaremos sobre cómo incluir varios códigos de barras en un documento y cómo optimizar su uso. Añadir varios códigos de barras al mismo documento requiere, como es lógico, un intercambio de datos seguro y conciso, con la información encapsulada. Cada código de barras puede contener datos relevantes para una función, departamento o módulo específico de la empresa. Por lo tanto, la información se almacena según su uso y el tipo de código de barras se elige en consecuencia.
Por ejemplo, podemos añadir dos tipos de códigos de barras al documento: Code128 y código QR. Code128 es un código de barras lineal o 1D que consta de una serie de líneas. En este caso, el ancho de cada línea corresponde a un carácter. Sin embargo, se recomienda limitar la longitud del texto a unos 20 caracteres (con un conjunto de caracteres limitado). Aunque es posible crear códigos de barras con textos más largos, se prefiere un texto más corto para una mejor legibilidad en áreas extensas. En este ejemplo, utilizaremos el código de barras para almacenar la fecha actual.
El código QR es un código de barras bidimensional compuesto por una matriz de pequeños bloques cuadrados. Estos bloques representan datos cifrados. Un código QR puede almacenar una gran cantidad de datos, con texto de hasta 2000 caracteres para una lectura precisa. Si el texto supera los 2000 caracteres, el escáner no reconocerá la información almacenada. El tamaño de cada bloque del código QR, también llamado módulo, varía según la cantidad de datos. Principalmente, utilizamos códigos QR para almacenar metadatos importantes de documentos.
¿Cómo agregar estos dos códigos de barras al documento? Es posible que necesite categorías de información que el documento deba contener y que desee utilizarlas para diversos fines. En una empresa de procesamiento de pedidos, por ejemplo, podría ser necesario transferir diferentes conjuntos de datos a distintos módulos o funciones de la empresa. Probablemente desee almacenarlos en una base de datos relacionada en el sistema. Estos datos pueden capturarse en múltiples formatos utilizando diferentes tipos de códigos de barras. Un escáner de códigos de barras lee los datos y los introduce en el sistema de forma adecuada. En este ejemplo, utilizando el código 128 y el código QR, veremos cómo agregar códigos de barras de forma sistemática al documento.
Para añadir el primer código de barras de tipo Code128 con la fecha actual, necesitamos generar los datos de la fecha actual. En la plataforma Zapier, podemos usar fácilmente la integración Code by Zapier . Además, puedes elegir entre dos lenguajes compatibles: JavaScript y Python . Sin embargo, ten en cuenta que solo se puede usar un lenguaje a la vez, en cada paso. A continuación, se muestra una captura de pantalla de este paso.
Una vez generado el texto correctamente, es hora de añadir Pdf4me y seleccionar la acción «Añadir código de barras al PDF» . Para ello, selecciona tu cuenta de Pdf4me y configura los ajustes según corresponda. A continuación, podemos pasar el texto «Fecha actual» como parámetro al campo «Texto».
Ahora bien, es posible que se pregunte dónde colocar el código de barras en su documento. Su posicionamiento es fundamental para un escaneo cómodo y sin errores. La facilidad de uso de escáneres o teléfonos inteligentes influye en la ubicación de los códigos de barras. Igualmente importante es evitar que dos códigos de barras se superpongan . En este caso particular, donde utilizamos el código de barras Code128, hemos optado por alinearlo en la esquina superior derecha de la página con un pequeño margen. En el ejemplo, puede observar un margen de aproximadamente 5 mm desde el borde superior derecho. Todas las medidas se calculan y expresan en milímetros. Puede consultar los valores de configuración en las capturas de pantalla que aparecen a continuación.
Puedes explorar más a fondo la configuración consultando nuestra documentación sobre este tema.
Tras añadir el primer código de barras, el documento tendría el aspecto del ejemplo que se muestra a continuación.
El segundo código de barras que seleccionamos fue un código QR . Para agregar un código de barras de tipo QR, usemos nuevamente la acción Pdf4me en el zap. El archivo de salida del primer paso de Pdf4me es la entrada para el segundo paso. En el caso del código QR, configuremos los metadatos del archivo. Después de ingresar los metadatos en el campo Texto del segundo paso, seleccione el Tipo de código de barras como Código QR . Colóquelo en la esquina superior izquierda de todas las páginas con un pequeño margen desde los bordes de las páginas. De esta manera, podemos delimitar los códigos de barras en el documento posicionándolos adecuadamente sin superponerlos.
Tras añadir ambos códigos de barras, el documento quedaría así.
En resumen, el flujo de trabajo para agregar y posicionar códigos de barras sería el que se muestra a continuación.
Ahora que ya sabes cómo agregar y posicionar varios códigos de barras en tu documento, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a agregarlos y colocarlos sin problemas.
En los ejemplos 1 y 2, los códigos de barras se superponen y, en tales casos, solo se lee uno de los códigos de barras superpuestos.
Por otro lado, si intentas escanear los códigos de barras que aparecen a continuación, serán legibles porque no hay superposición.
El área que rodea el código de barras, libre de datos irrelevantes, se denomina Zona Silenciosa . Esta zona crea un borde o una capa que ayuda al dispositivo de lectura a identificar el área relevante del código de barras que debe escanearse.
A estas alturas, ya habrás entendido cómo añadir y posicionar varios códigos de barras en documentos usando PDF4me y Zapier. Puedes consultar más funciones similares en la colección de herramientas de automatización de PDF4me y Zapier. Tenemos planes excelentes que se ajustan a tu presupuesto. Suscríbete y descubre más opciones con códigos de barras.