Wie teilt man ein PDF mit Microsoft Power Automate?

Da sich die Welt auf ein papierloses Dokumentationssystem zubewegt, erlebt die Verwendung digitaler Dokumente ein exponentielles Wachstum. Menschen aus allen Bevölkerungsschichten werden sich der Existenz und Bedeutung der Verwendung digitaler Dokumente bewusst. Parallel dazu steigt die Automatisierung von Online-Dokumenten.

Automatisierungs-Apps wie Power Automate, Zapier, etc. finden in der digitalen Welt immer mehr Verwendung und Relevanz. Für diejenigen, die häufig ein digitales Dokument verwenden, ist es wichtig, solche Möglichkeiten in der Dokumententechnologie zu verstehen und zu erkunden. Mit einer gut ausgestatteten Dokumentenmanagement-Suite und einer flexiblen Automatisierungs-App können Sie wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben sparen.

PDF4me ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die in Power Automate - ehemals Microsoft Flow - leistungsstarke Konnektoren eingeführt hat, um Anwendern die besten Ergebnisse bei der Dokumentenautomatisierung zu ermöglichen. Lassen Sie uns sehen, wie dies möglich ist, indem wir versuchen, ein PDF mit Microsoft Power Automate zu teilen.

PDFs aufteilen mit PDF4me Connectors

Die Erstellung eines Ablaufs in Power Automate erfordert mindestens zwei richtig konfigurierte Komponenten. Ein Auslöser und eine Aktion. Ein Auslöser markiert den Beginn eines Ablaufs. Das kann so etwas Kleines wie eine HTTP-Anfrage oder ein Dokument sein, das in Ihrem Cloud-Speicher wie Dropbox oder Onedrive erstellt wird. Lassen Sie uns hier einfach den Prozess der Automatisierung der Aufteilung eines PDF-Dokuments von Onedrive durchlaufen.

Die Aktion zum Aufteilen des PDFs wird durch den PDF4me Split PDF Connector ausgeführt. Hier wählen wir, das Dokument an jeder einzelnen Seite zu teilen und aus jeder Seite ein PDF zu erstellen. Der Konnektor bietet verschiedene Modi zum Aufteilen des Dokuments.

Teilen nach Seite - Mit dieser Aktion können Sie ein PDF nach einer bestimmten Seite teilen.

Wiederkehrende Teilung nach Seite - Die Seiten werden hier wiederkehrend in einem bestimmten, vom Benutzer angegebenen Intervall geteilt. Wenn Sie z. B. einen Wert von 2 für den Split Action Value angeben, teilt die Aktion das PDF nach jeder zweiten Seite. Dadurch werden aus dem Quell-PDF kleinere PDFs mit jeweils 2 Seiten erzeugt.

Betrachten wir ein Szenario, in dem ein Benutzer aus jeder Seite seiner PDF-Datei ein PDF erstellen möchte.

Konstruieren des geteilten PDF-Flusses

Um mit der Flow-Konstruktion zu beginnen, müssen wir den Trigger definieren.

• Hierfür verwenden wir einen HTTP-Request-Trigger für One Drive Web, um den Datentransferprozess zu initiieren. Immer wenn der Trigger ein neues PDF entdeckt, sendet er eine HTTP-Anfrage. Sie können auch andere mögliche Trigger verwenden, die zu Ihrem Zweck passen, z. B. einen Scheduler, um eine Aktion auszulösen, sobald eine Datei im Speicher erstellt wird.

• Nun müssen wir auf das Dokument zugreifen. Eine Onedrive-Aktion wird eingerichtet, um die Datei-Metadaten abzurufen, für die wir den Ordner konfigurieren, in dem unser Dokument in Onedrive verfügbar sein wird.

• Nun, da wir alle Metadaten der Datei kennen, müssen wir den Inhalt der Datei abrufen, um mit der Verarbeitung zu beginnen. Lassen Sie uns hier eine zweite Onedrive-Aktion erstellen, um den Inhalt der Datei abzurufen.

• Nachdem wir nun alle Voraussetzungen geschaffen haben, um mit der Verarbeitung der Datei zu beginnen, ist es an der Zeit, den PDF4me-Konnektor in Aktion zu setzen. Der Slit PDF-Konnektor übernimmt von hier an die Verantwortung. Wir müssen nun alle Daten, die wir über unser PDF haben, an den PDF4me Split Connector übergeben. Wir verwenden die Option Recurring Split After Page, um unseren Beispielflow zu erstellen. Vergessen Sie nicht, den Split Action Value anzugeben, in unserem Szenario 1 (eins).

• Die Kette der bisherigen Prozesse liefert eine Liste von Ausgabedateien. Die Ausgabe des vorherigen Schritts PDF teilen kann nun für weitere Manipulationen verwendet werden. In diesem Fall möchten wir, dass die erzeugten Dokumente wieder in demselben Ordner in OneDrive gespeichert werden, in dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wir können auch eine Expression verwenden, um einen erweiterten Schritt für eine bestimmte Aktion zu erstellen. Mit dem Ausdruck unten wird z. B. der Ordnerpfad festgelegt, in dem die aufgeteilten Dateien gespeichert werden sollen.

replace(triggerBody()?['filePath'],body('Get_file_metadata_using_path')?['Name'],'')

*Wir müssen die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt auswählen und den Ordnerpfad, den Dateinamen und den Dateiinhalt auch in der letzten Aktion angeben.

Zeit sparen mit PDF4me - Power Automate Templates

Microsoft Power Automate ermöglicht es uns auch, Vorlagen aus den von uns erstellten Flows zu erstellen. Dies hilft uns, neuere Flows auf der Grundlage der Vorlage zu strukturieren oder sie für die Erstellung ähnlicher Flows wiederzuverwenden. Das spart uns eine Menge Zeit, als wenn wir Flows von Grund auf neu erstellen müssten.

PDF4me selbst steckt viel Zeit in das Verständnis der Benutzeranforderungen und erstellt grundlegende Vorlagen, die am häufigsten verwendet werden. Dies macht es für begeisterte Power Automate-Anwender leicht, mit einigen einfachen Klicks in wenigen Minuten Dokumenten-Work-Flows zu erstellen.

Probieren Sie die Split PDF at Each Page template von PDF4me aus.

Sparen wir das unbezahlbarste Gut unseres Lebens, Zeit, für die wichtigsten Aufgaben.