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Fill a PDF Form ist die Power Automate-Aktion, die eine ausfüllbare PDF-Vorlage und eine JSON-Nutzlast entgegennimmt und dasselbe PDF mit bereits befüllten Feldern zurückgibt. Kombinieren Sie sie mit PDF - Sign und einem SharePoint When an item is created-Trigger, und die Rechnungserstellung läuft von allein: Jemand fügt eine Zeile hinzu, Power Automate baut das signierte PDF zusammen, und Dropbox legt es unter einem Namen mit Zeitstempel ab.

Der Engpass in rechnungsähnlichen Workflows war nie das PDF selbst, sondern der manuelle Schritt mittendrin. Jemand öffnet die Vorlage, tippt acht Werte aus einer Tabellenzeile ab, druckt sie, unterschreibt, scannt sie wieder ein und lädt das Ergebnis hoch. Jedes dieser Felder ist eine weitere Gelegenheit, einen Kundennamen falsch zu schreiben oder eine Ziffer der Summe zu verlieren. Diese Anleitung ersetzt die gesamte Routine durch sieben Power-Automate-Aktionen: SharePoint löst den Trigger aus, Dropbox liefert die Vorlage samt Signaturbild, PDF4me füllt das Formular aus und setzt die Signatur, und Dropbox speichert die fertige Datei. Jeder Screenshot ist echt, der Compose-Ausdruck ist ausgeschrieben, das SharePoint-Schema ist aufgelistet, und die signierte Beispielrechnung steht Ihnen zum Download bereit.

Die Dokumentenerstellung per Seriendruck besteht darin, Werte aus einer Datenquelle zu lesen und jeden davon in den passenden Platzhalter einer Vorlage einzusetzen. Sie behalten zwei Dinge: eine Vorlage mit den Seriendruckfeldern (den Variablen, die gefüllt werden) und eine Datenquelle, die die Werte sowie alles liefert, was auf jeder Kopie gleich bleibt. Die Reporting-Engine von PDF4me nimmt diese beiden Dateien und gibt ein fertiges Dokument zurück.

PDF4me akzeptiert Word-, HTML- und PDF-Vorlagen, und die reichhaltigste der drei ist Word. Mit einer kleinen, gut lesbaren Syntax entwerfen Sie eine einzige Word-Vorlage, die Rechnungen, Belege, Verträge, Angebote oder jedes personalisierte Dokument abdeckt, und erzeugen daraus Tausende aus Daten. Dieser Leitfaden führt durch die gesamte Syntax — Seriendruckfelder, Bedingungen, Formatierung, Tabellen, Bilder und Inline-HTML — mit Beispielen zum Kopieren und einer Beispielvorlage, die Sie herunterladen und ausführen können. Jeder Syntax-Link verweist auf genau die passende Seite in der Dokumentation zur Word-Vorlagen-Syntax.