Wie teilt man eine PDF-Datei mit Microsoft Power Automate?

Da sich die Welt hin zu einem papierlosen Dokumentationssystem entwickelt, nimmt die Nutzung digitaler Dokumente exponentiell zu. Menschen aller Bevölkerungsgruppen werden sich der Existenz und Bedeutung digitaler Dokumente bewusst. Parallel dazu steigt die Automatisierung von Online-Dokumenten.

Automatisierungs-Apps wie Power Automate, Zapier usw. erfreuen sich in der digitalen Welt zunehmender Beliebtheit. Wer häufig mit digitalen Dokumenten arbeitet, sollte die Möglichkeiten dieser Technologie kennen und nutzen. Mit einer leistungsstarken Dokumentenmanagement-Suite und einer flexiblen Automatisierungs-App sparen Sie wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.

PDF4me ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die leistungsstarke Konnektoren in Power Automate (ehemals Microsoft Flow) eingeführt hat, um Nutzern optimale Ergebnisse bei der Dokumentenautomatisierung zu ermöglichen. Sehen wir uns an, wie das funktioniert, indem wir versuchen, eine PDF-Datei mit Microsoft Power Automate zu teilen.

Um einen Flow in Power Automate zu erstellen, benötigen Sie mindestens zwei korrekt konfigurierte Komponenten: einen Auslöser und eine Aktion. Ein Auslöser markiert den Beginn eines Flows. Er kann so einfach sein wie eine HTTP-Anfrage an ein Dokument, das in Ihrem Cloud-Speicher wie Dropbox oder OneDrive erstellt wird. Im Folgenden automatisieren wir das Aufteilen eines PDF-Dokuments aus OneDrive.

Die Aktion zum Aufteilen der PDF-Datei wird vom PDF4me Split PDF Connector ausgeführt. Hier wählen wir die Option, das Dokument an jeder einzelnen Seite zu teilen und aus jeder Seite eine separate PDF-Datei zu erstellen. Der Connector bietet verschiedene Modi zum Aufteilen des Dokuments.

Nach Seite teilen – Mit dieser Aktion können Sie eine PDF-Datei nach einer bestimmten Seite teilen.

Wiederkehrende Aufteilung nach jeder Seite – Die Seiten werden hier in einem vom Benutzer festgelegten Intervall wiederholt aufgeteilt. Wenn Sie beispielsweise für die Aktion „Aufteilung“ den Wert 2 angeben, wird die PDF-Datei nach jeder zweiten Seite geteilt. Dadurch entstehen kleinere PDFs mit jeweils zwei Seiten aus der ursprünglichen PDF-Datei.

Betrachten wir ein Szenario, in dem ein Benutzer aus jeder Seite seiner PDF-Datei eine separate PDF-Datei erstellen möchte.

Konstruktion des geteilten PDF-Ablaufs

Um mit der Erstellung des Ablaufs zu beginnen, müssen wir den Auslöser definieren.

• Hierfür nutzen wir einen HTTP-Anfrage-Trigger für OneDrive Web, um den Datentransfer zu starten. Sobald der Trigger eine neue PDF-Datei erkennt, sendet er eine HTTP-Anfrage. Alternativ können Sie auch andere Trigger verwenden, die Ihren Anforderungen entsprechen, beispielsweise einen Scheduler, der eine Aktion auslöst, sobald eine Datei im Speicher erstellt wird.
• Nun müssen wir auf das Dokument zugreifen. Dazu wird eine OneDrive-Aktion eingerichtet, um die Metadaten der Datei abzurufen. Hierfür konfigurieren wir den Ordner in OneDrive, in dem unser Dokument verfügbar sein soll.
• Nachdem wir nun alle Metadaten der Datei haben, benötigen wir den Dateiinhalt, um mit der Verarbeitung zu beginnen. Erstellen wir dazu eine zweite OneDrive-Aktion.
• Nachdem wir alle Voraussetzungen für die Dateiverarbeitung eingerichtet haben, können wir den PDF4me-Connector aktivieren. Der Slit-PDF-Connector übernimmt nun die weitere Verarbeitung. Wir müssen jetzt alle Daten zu unserer PDF-Datei an den PDF4me-Split-Connector übergeben. Für unseren Beispiel-Flow verwenden wir die Option „Wiederkehrende Aufteilung nach Seite“. Vergessen Sie nicht, den Wert für die Aufteilungsaktion anzugeben – in unserem Fall 1 (eins).
• Die bisherige Prozesskette liefert eine Liste von Ausgabedateien. Die Ausgabe des vorherigen Schritts „PDF aufteilen“ kann nun für weitere Bearbeitungen verwendet werden. In diesem Fall sollen die generierten Dokumente im selben OneDrive-Ordner gespeichert werden, in dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wir können auch einen Ausdruck verwenden, um einen erweiterten Schritt für eine bestimmte Aktion zu erstellen. Der folgende Ausdruck dient beispielsweise dazu, den Ordnerpfad festzulegen, in dem die aufgeteilten Dateien gespeichert werden sollen.

replace(triggerBody()?['filePath'],body('Get_file_metadata_using_path')?['Name'],'')

Wir müssen die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt auswählen und im letzten Schritt auch den Ordnerpfad, den Dateinamen und den Dateiinhalt angeben.

Sparen Sie Zeit mit PDF4me – Power Automate-Vorlagen

Microsoft Power Automate ermöglicht es uns außerdem, Vorlagen aus unseren erstellten Flows zu generieren. So können wir neuere Flows anhand der Vorlage strukturieren oder sie für ähnliche Flows wiederverwenden. Das spart uns viel Zeit, da wir Flows nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssten.

PDF4me investiert viel Zeit in das Verständnis der Nutzeranforderungen und erstellt gängige Basisvorlagen. So können Power Automate-Nutzer mit wenigen Klicks in wenigen Minuten Dokumenten-Workflows erstellen.

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Lasst uns das wertvollste Gut unseres Lebens, die Zeit , für die wichtigsten Aufgaben aufsparen.