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Blog · Dokumentenautomatisierung

PDF mithilfe von Text in Barcodes mit Power Automate aufteilen

26. Mai 2021 · Teilen Sie Ihre PDF-Dokumente mit Barcodes, indem Sie den darin enthaltenen Text durchsuchen. Verwenden Sie den Power Automate-Connector, um diesen Vorgang zu automatisieren.

„Nach Barcode teilen“ ist vielleicht ein etwas verwirrender Begriff. Wir erklären Ihnen zunächst, was diese Funktion genau leistet. Viele PDF-Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Quittungen usw. enthalten Barcodes oder QR-Codes. Oftmals müssen diese Dokumente an der Seite geteilt werden, auf der sich der Barcode befindet. Mit der Funktion „Nach Barcode teilen“ von PDF4me ist das ganz einfach möglich.

Angenommen, Sie haben Dokumente mit einer zufälligen Seitenzahl, wobei die letzte Seite der PDF-Datei eine Rechnung mit Barcode ist. Möglicherweise möchten Sie diese Rechnungen extrahieren oder per E-Mail versenden. Da Sie die genaue Seitenzahl dieser Dokumente nicht kennen, können Sie nicht einfach die Funktion „Aufteilen“ anhand der Seitenzahl verwenden.

In solchen Fällen können Sie die Funktion „Nach Barcode aufteilen“ nutzen, um die Rechnungen anhand des im Barcode enthaltenen Textes zu trennen. Wenn Sie den Text oder einen Teil davon im Barcode kennen, können Sie die Rechnungsaufteilung mit diesem Power Automate-Konnektor automatisieren.

Betrachten wir nun den konkreten Fall, in dem wir eine PDF-Datei anhand ihres Barcodes mithilfe des PDF4me Power Automate-Connectors in mehrere PDF-Dateien aufteilen möchten. Diese Funktion unterstützt die meisten Barcode-Typen und ist daher vielseitig einsetzbar.

Die in einen ausgewählten OneDrive-Ordner hochgeladenen PDF-Dateien werden anhand der Aktionseinstellungen aufgeteilt und in einen anderen OneDrive-Ordner hochgeladen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Automatisierungsablaufs:

Schritt 1: Ausführung auslösen

Power Automate bietet verschiedene Trigger-Typen zum Starten Ihres Workflows. Dieser kann so geplant werden, dass er in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird. In diesem Anwendungsfall wird der Workflow ausgelöst, sobald eine Datei im OneDrive-Ordner erstellt wird.

Schritt 2: PDF4me Connector auswählen und Aktion „Nach Barcode aufteilen“ aktivieren

Klicken Sie nach Abschluss des Trigger-Abschnitts auf „Neuer Schritt“. Es öffnet sich ein Fenster mit zahlreichen App-Vorschlägen. Suchen Sie dort nach PDF4me und wählen Sie PDF4me Connect aus. Anschließend werden die von PDF4me bereitgestellten Aktionen wie unten dargestellt aufgelistet. Wählen Sie nun die Aktion „Nach Barcode aufteilen“ aus der Liste.

Schritt 3: Eingabefelder der Aktion „Nach Barcode aufteilen“ zuordnen

Barcode-Filter – Filteroptionen für Text im Barcode.

  • Beginnt mit
  • Endet mit
  • Enthält
  • Genau

Barcode-Daten - Textdaten im Barcode zum Filtern und Aufteilen. Barcode-Typ - Wählen Sie den Barcode-Typ.

  • Beliebig
  • Data Matrix
  • QR-Code

Dateiinhalt – Inhalt der Quell-PDF-Datei aus der vorherigen Aktion zuordnen. Dateiname – Name der Quell-PDF-Datei mit der Erweiterung .pdf. Barcode-Seite teilen – Art der Teilung auswählen.

  • Vor
  • Nach
  • Entfernen.

Schritt 4: Aufgeteilte PDF-Dateien im OneDrive-Speicherort speichern

Dies ist der letzte Schritt, um die konvertierten Ausgabedateien im OneDrive-Ordner zu speichern.

Ordnerpfad: Wählen Sie den Ordner, in dem das Ausgabedokument gespeichert werden soll. Dateiname: Name der Ausgabedatei, die durch die PDF4me-Aktion „Nach Barcode aufteilen“ erstellt wurde. Dateiinhalt: Inhalt der Ausgabedatei, die durch die PDF4me-Aktion „Nach Barcode aufteilen“ erstellt wurde.

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