By Shani Sankar | Automatisierung

Automatisieren Sie Dokumentenaufträge mit PDF4me und Zapier

Business-Lösungen sind in eine exponentiell höhere Schicht gesprungen und integrieren und vernetzen sich mit kompatiblen Plattformen und Software. Zapier ist definitiv in seiner Form aufgetaucht, als ein Fenster, um Web-Entitäten einzubinden, wodurch Automatisierungsaufgaben einfacher werden. Schauen Sie sich an, wie PDF4me mit anderen Webanwendungen wie Gmail oder Dropbox verwendet werden kann, um die endlosen Verzögerungen bei der Ausführung von Jobs zu vermeiden.

Zapier als “Go-Between”-Rettung

Zapier ist eine Webplattform, die als Vermittler zur Verbindung von Webanwendungen fungiert. Sie kann mit einer Vielzahl von Dienstleistern vernetzt arbeiten. Ich muss sagen, dass dies mittlerweile recht einfach und immens hilfreich ist, um Aufgabenabläufe zu erstellen und aus verschiedenen Quellen zu integrieren. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail mit Anhängen oder Dateien von einer bestimmten E-Mail-Adresse erhalten, möchten Sie diese vielleicht in, sagen wir, Google Drive oder Dropbox speichern. Es ist immer ein Aufwand, diese Dateianhänge direkt zu diesen Webspace-Anbietern zu verschieben. Sie können sie wahrscheinlich in Ihre lokalen Ordner herunterladen und dann in aller Ruhe (😊 Viel Glück für ein flottes Netzwerk!!! 🙁 🙁) und später zum Zielort (hier Google Drive oder Dropbox) hochladen.

Mit dieser Plattform öffnen Sie eine E-Mail-Anwendung von Zapier, und mit ein paar Klicks können Sie die Dateien direkt in Google Drive oder Dropbox hochladen. Auf diese Weise können Sie die Web-Aktivitäten zu integrieren, den Zugriff auf verschiedene Anwendungen “Stationierung” an einem einzigen Ort, ‘Zapier’. Es ist ein Killer Ankunft und muss sagen, die gesamte Integration, wenn automatisiert, können Sie sie unter dem Namen eines “Zap” für die spätere Verwendung zu speichern, und alles, um wieder eine Menge von Ihrer Zeit und Mühe zu sparen. Prüfen Sie unser Dokument Automatisierung Seite, um mehr zu erfahren.

PDF4me abonniert mit Zapier

Sie verwenden sicher PDF4me für viele der Dokumentenkonvertierungen oder Job-Workflows als einfache und kostengünstigere Alternative. Interessanterweise konnte ich PDF4me über Zapier mit anderen Anwendungen integrieren und meine Job-Automatisierung plakativ gestalten. Mir ist klar, wie wichtig es ist, Zeit zu sparen, die zusätzlich verbraucht wird, sobald ein pdf erstellt ist, meist zum Speichern, Versenden oder vielleicht Drucken. Für meine gesamte Dokumenten-Automatisierung mit PDF4me führe ich pdf-Konvertierungen durch, füge zusammen, komprimiere, füge Wasserzeichen hinzu und vielleicht noch mehr, mit PDF4me integriert mit Zapier. Ich habe keine Bedenken mehr wegen der Verzögerung bei der Dateiverwaltung mit Google Drive oder Dropbox, wenn ich sie neben PDF4me in Zapier sehe.

PDF4me in zap als “Fallbeispiel”

Wie erstellen Sie einen “Zap”? Wenn Sie sich bei Zapier angemeldet haben, sehen Sie ein Dashboard mit mehreren Optionen. Am ehesten fällt Ihnen eine prominente Schaltfläche auf: “Einen Zap erstellen”.

Parallel dazu müssen Sie den Anwendungsfall der Zapier-Automatisierung verstehen. So wie ich es sehe, gibt es nur zwei Aktivitäten im Prozess der Zapier-Automatisierung. Erstens, ein Task-Ereignis, das “getriggert” werden muss, und zweitens die “Aktion”, die auf den Trigger folgt. Der Trigger definiert das Ereignis, bei dem der Zapier gestartet werden soll, und Action definiert die Aufgabe, die nach dem Auslösen des Ereignisses ausgeführt werden soll. Einfach genug, um einen Automatisierungsworkflow zu initiieren!

“Zap” mit PDF4me!

Nehmen wir ein einfaches Szenario, um zu verstehen, welche Schritte bei der Integration von PDF4me in einen “Zap” notwendig sind. Ich nehme das alte Beispiel einer E-Mail mit Anhängen wieder auf. Nachdem wir den Anhang, sagen wir, in Dropbox hochgeladen haben, wollen wir ihn mit PDF4me in ein PDF konvertieren. Das so konvertierte PDF würden wir in unserem Google Drive speichern wollen. Lassen Sie uns dieses Szenario, wenn es automatisiert ist, mit PDF4me, Google Drive und Dropbox im Zap verstehen, wie unten Schritt für Schritt dargestellt.

Schritt 1- “Trigger in Zap”. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Make a Zap”, die uns zu einer Seite weiterleitet, die als “Zap” bezeichnet wird. Hier definieren wir einen Trigger, der in unserem Fall “Neue Datei in Ordner-Trigger” in der Dropbox-App ist. Wir verbinden uns nun mit unserem Dropbox-Konto, wo das Ereignis ausgelöst werden soll. Der erstellte Trigger wird für die Antwort validiert. Ich empfand diese Bestimmung zur Validierung als Vorteil, um die Korrektheit der Antwort sicherzustellen. Diese Antwort wird als Eingabe für die nachfolgende “Aktion” in Schritt2 verwendet.

Schritt 2- “Aktion bei Zap”. In diesem Schritt legen wir die Aktion fest, die mit der Datei ausgeführt werden soll, wenn ein Ereignis ausgelöst wird. Wählen Sie aus der Liste der Apps PDF4me aus, das uns bei der Konvertierung der Datei in PDF unterstützen würde.

Wir fahren fort, indem wir uns mit unserem PDF4me-Konto verbinden.

Geben Sie die relevanten Informationen aus der Antwort von Schritt 1 als Eingabe ein. Geben Sie die Details wie Dateiname (mit Erweiterung) und Dateieigenschaft aus Dropbox als Eingabedaten für PDF4me an. Es ist wichtig, den Dateinamen mit einer Erweiterung anzugeben, da er die Art der Konvertierung bestimmt.

Jetzt können wir das Ergebnis dieser Konvertierung anhand der Aktionseinstellung validieren. Wenn die Antwort wie erwartet ist, können wir mit dem letzten Schritt fortfahren.

Schritt 3- “Speichern aus Zap”. Da wir nun die konvertierte Datei im Zap haben, muss sie in einem sicheren Ziel, einer Anwendung der Wahl, gespeichert werden. In unserem Szenario wählen wir Google Drive aus der Liste der Apps und führen die Aktion “Datei hochladen” aus. Dann wählen wir den Zielordner aus und laden die konvertierte Datei hoch (Sie können die Eigenschaft “Datei-URL” in der PDF4me-App verwenden, um den Pfad des Zielordners zu wählen), die auch in E-Mails oder als Beiträge in verschiedenen Medienanwendungen verwendet werden kann.