Dokumenten-Workflow-Automatisierung mit Hot Folders in Dropbox

PDF4me bietet zahlreiche PDF-Funktionen und -Tools, die Ihnen bei Dokumentationsaufgaben helfen und Ihnen manuelle Papierarbeit ersparen. Dank ständiger Weiterentwicklung versteht PDF4me Ihre Bedürfnisse noch besser. Es kann Ihre Dokumenten-Workflows automatisieren und ausführen, sogar ohne Ihr Zutun. „Erstellen Sie einfach zwei Ordner in Dropbox, legen Sie die gewünschten PDF-Aktionen in der richtigen Reihenfolge fest – und schon erledigt sich alles von selbst.“ Lassen Sie uns das genauer betrachten.

Dropbox ist für viele von uns ein praktisches Tool für den Datenaustausch und die Dateiverwaltung. Wir erstellen in Dropbox sogenannte Hotfolder, in denen die Dateien zur Verarbeitung abgelegt werden. Anschließend werden sie von PDF4me automatisch in einen anderen Ordner verschoben. Schon ein kleiner Fortschritt in der Automatisierung führt zu höherer Produktivität.

In 3 Schritten erledigt. Gehen Sie zu Dropbox Automation .

• Konfigurieren Sie die Quell- und Zielordner.
• Aktionen aus pdf4me hinzufügen
• Aktionen in die richtige Reihenfolge bringen und einen Workflow erstellen

Die Abbildung unten zeigt, wie Sie Quell- und Zielordner anhand ihrer Speicherorte auswählen. Der Quellordner enthält alle zu verarbeitenden Eingabedateien. Der Zielordner ist der Ordner, in den alle verarbeiteten Dateien verschoben werden. Das Speichern der Speicherorte während der Konfiguration ist sehr wichtig, da diese die Grundlage für die Dateiverwaltung bilden.

PDF4me bietet zahlreiche Aktionen und Funktionen. Beim Erstellen eines Workflows mit mehreren Aktionen muss die Ausführungsreihenfolge jeder Aktion festgelegt werden. Angenommen, wir wählen ein Dokument zur Optimierung und Konvertierung in PDF aus, sobald es in den Quellordner gelangt. Der Zielordner enthält dann in der Regel die optimierte und anschließend konvertierte Datei gemäß der gewählten Aktionsreihenfolge. Ein Screenshot veranschaulicht dies.

Nachdem Quell- und Zielordner konfiguriert wurden, werden die Aktionen aus der Liste der verfügbaren Funktionen ausgewählt. In diesem Beispiel stehen zwei Aktionen zur Verfügung: „Optimieren“ und „In PDF konvertieren“.

Wenn Sie „Optimieren“ wählen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, ein Profil auszuwählen. Zur Auswahl stehen die Profile „Standard“, „Web“ und „Druck“ . Wählen Sie das gewünschte Profil aus und speichern Sie es wie unten dargestellt. Dies ist typisch für jede ausgewählte Funktion.

Als zweite Aktion können Sie „In PDF konvertieren“ auswählen. Anschließend werden Sie aufgefordert, den Konvertierungsmodus ( schnell oder detailliert) festzulegen. Diese Auswahl können Sie speichern. Wie bereits erwähnt, sind diese Optionen speziell für die Funktion „In PDF konvertieren“ relevant.

Wie Sie sehen, wird zuerst die Optimierung und anschließend die Konvertierung in PDF ausgeführt. Daher erhält die Optimierung die Auftragsnummer 1 und die Konvertierung in PDF die Auftragsnummer 2. Die Ausführungsreihenfolge der Aktionen richtet sich nach der Auftragsnummer. Der Workflow basiert somit auf dieser Abfolge der Auftragsnummern.

Nach Abschluss aller Aktionen steht das Endergebnis im Zielordner zur Verfügung.

So können wir unsere eigenen Workflows nach Bedarf erstellen, indem wir einfach zwei Ordner in Dropbox anlegen und die Funktionen von PDF4me als Aktionen nutzen. Die meisten unserer täglichen Dokumentationsaufgaben und zeitaufwändigen Prozesse lassen sich nun mit etwas Unterstützung von PDF4me automatisieren.