Datensicherheit ist und war schon immer ein wichtiges Thema, seit es Kommunikation gibt. Egal wie sicher der Speicherort unserer Daten ist, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen sind immer ratsam. Insbesondere wichtige Dokumente sollten stets mit einem Passwort geschützt werden. Dieser Vorgang lässt sich mit Automatisierungsplattformen wie Power Automate automatisieren.
Betrachten wir beispielsweise einen Anwendungsfall: Schützen Sie Ihre wichtigen PDF-Dateien mit einem Passwort und speichern Sie sie in Ihrem OneDrive-Speicherort. Der Schutz der PDF-Datei ist bei jeder Datenübertragung unerlässlich, um Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Die Passwortvergabe ist eine weit verbreitete Methode, um diese Sicherheit zu gewährleisten. Mit der PDF4me-Schutzfunktion in Power Automate können Sie PDF-Dateien ganz einfach mit einem Passwort schützen.
Die in einen ausgewählten OneDrive-Ordner hochgeladenen PDF-Dateien werden in ein passwortgeschütztes PDF-Dokument konvertiert und können in einen anderen OneDrive-Ordner hochgeladen werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Automatisierungsablaufs:
Schritt 1: Ausführung auslösen
Power Automate bietet verschiedene Trigger-Typen zum Starten Ihres Workflows. Dieser kann so geplant werden, dass er in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird. In diesem Anwendungsfall wird der Workflow ausgelöst, sobald eine Datei im OneDrive-Ordner erstellt wird.
Ordner : Wählen Sie den Ordner aus, in dem die PDF-Dokumente zum Schutz mit einem Passwort abgelegt werden sollen. 
Schritt 2: PDF4me Connector und Passwortschutzaktion auswählen
Klicken Sie nach Abschluss des Trigger-Abschnitts auf „Neuer Schritt“. Es öffnet sich ein Fenster mit zahlreichen App-Vorschlägen. Suchen Sie dort nach PDF4me und wählen Sie PDF4me Connect aus. Anschließend werden die von PDF4me bereitgestellten Aktionen wie unten dargestellt aufgelistet. Wählen Sie hier die Aktion „Dokument schützen“ aus der Liste.
Schritt 3: Eingabefelder der Aktion „Dokument schützen“ zuordnen
Dateiinhalt: Eingabedateiinhalt aus der Triggeraktion. Dateiname: Eingabedateiname aus der Triggeraktion. Passwort: Passwort für die PDF-Datei. PDF-Berechtigungen: Berechtigungen, die beim Verschlüsseln mit einem Passwort festgelegt werden. Zulässige Optionen sind:
- Alle
- Keiner
- Kopie
- Kommentieren
- Formulare ausfüllen
- Unterstützung von Menschen mit Behinderungen
- Montieren
- Digitaldruck
- Drucken und bearbeiten.
Schritt 4: Passwortgeschützte PDF-Datei im OneDrive-Speicherort speichern
Dies ist der letzte Schritt, um die konvertierten Ausgabedateien im OneDrive-Ordner zu speichern. 
Ordnerpfad : Wählen Sie den Ordner, in dem das Ausgabedokument gespeichert werden soll. Dateiname : Name der Ausgabedatei der PDF4me Protect-Aktion. Dateiinhalt : Inhalt der Ausgabedatei der PDF4me Protect-Aktion.