Der Begriff „ Serienbrief “ ist in der digitalen Dokumentationsära und der damit verbundenen Automatisierungsbranche mittlerweile weit verbreitet. Diese Funktion reduziert den Aufwand für die Verarbeitung großer Mengen wiederkehrender Daten in Hunderten von Dokumenten erheblich, selbst bei nur geringfügigen Änderungen an bestimmten Daten. Das Ergebnis ist eine individuell angepasste Dokumentvorlage. Stellen Sie sich vor: Sie möchten Einladungen an viele Personen verschicken und benötigen dafür die persönliche Anrede auf jeder Einladung. Im postalischen Zeitalter blieb Ihnen nur die Wahl, die Anzahl der Eingeladenen zu begrenzen und die Namen auf jede Einladung einzeln zu schreiben oder zusätzliches Personal einzustellen. In der digitalen Welt bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, diese mühsame Aufgabe mit Tools wie SharePoint, PDF4me und Power Automate zu vereinfachen.
Lassen Sie uns nun unsere Vorstellungskraft erweitern und eine aktuelle Arbeitssituation betrachten. Ohne ein geeignetes internes Tool ist es nahezu unmöglich, Arbeit, Ressourcen und Materialien zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. SharePoint ist eine solche benutzerfreundliche Plattform von Microsoft, die von vielen Unternehmen zur Integration und Speicherung von Dokumenten genutzt wird. Ihre wichtigsten Funktionen sind „Websites“ und „Listen“. SharePoint-Listen eignen sich hervorragend zur Verwaltung verschiedener Datensätze und Datenkombinationen.
PDF4me ist ein Tool zum Erstellen, Bearbeiten, Scannen und Verarbeiten von Dokumenten aller Art. In diesem Blog zeigen wir Ihnen anhand einer Abbildung, wie Sie mit PDF4me und einer vorhandenen, unvollständigen Dokumentvorlage Serienbriefe aus SharePoint erstellen und eine individuelle, wiederverwendbare Dokumentvorlage anfertigen. Diese Automatisierung eignet sich beispielsweise für die Erstellung von Angeboten, Vertragsbriefen, Ausschreibungen und vielem mehr.
Die vorhandene Vorlage ist ein unvollständiges Dokument oder Formular, dessen Felder mit vordefinierten Standarddaten ausgefüllt sind und das auf dynamische Daten aus der SharePoint-Liste wartet. Die Vorlage ist vollständig, sobald die verbleibenden Felder mit den jeweiligen Daten gefüllt sind und somit ein bestimmtes Ergebnis liefert. Sie wird zur späteren Verwendung in einem Ordner oder auf einer Website in SharePoint gespeichert.
In diesem Artikel erkläre ich eine einfache Automatisierung, bei der ein bestimmtes Formular (eine Vorlage) automatisch vom System ausgefüllt wird, sobald Kundendaten in der SharePoint-Liste eingegeben werden. Das Ergebnis ist ein vollständiges Formular, das die neu eingegangenen Kundendaten und die in der Vorlage vorhandenen Daten enthält (hier verwenden wir der Einfachheit halber ein leeres Dokument). Bevor wir beginnen, sollten wir drei Aspekte der Serienbrieffunktion beachten:
- SharePoint-Liste mit einem Auslöser für die Kundendateneingabe
- Eine bereits vorhandene Vorlage mit generischen Daten in Form einer Word- oder PDF-Datei
- Ein Speicherort in SharePoint zum Speichern der Ausgabevorlage/fertiggestellten Vorlage
Das zu realisierende Szenario: Beim Hinzufügen eines neuen Elements zu einer SharePoint-Liste sollen mithilfe der PDF4me-Serienbrieffunktion Berichte generiert oder Formulare ausgefüllt werden. Die SharePoint-Datenerfassung ermöglicht die Erstellung von Dokumenten (Word und PDF) mit den PDF4me-Serienbrieffunktionen. Diese Dokumente können anschließend am gewünschten Zielort gespeichert oder per E-Mail versendet werden. Im Folgenden wird die Entwicklung eines Workflows betrachtet, bei dem die finalen Ergebnisse an einem bestimmten Ort gespeichert werden.
_Abbildung Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: So erstellen Sie den Ablauf_.
Wir beginnen mit der SharePoint-Listenansicht des Unternehmens, in der die Kundendaten erfasst werden. Anschließend erstellen wir einen Workflow. Wie Sie im Screenshot sehen können, wählen wir die Option „Workflow erstellen“ auf der Registerkarte „Power Automate“ aus.
Wir haben bereits eine teilweise ausgefüllte Vorlage oder ein Formular zur Verfügung. Wir wählen eine solche Vorlage oder ein solches Formular aus. Beim Erstellen können Sie weitere Daten vorausfüllen oder größere Vorlagen nach Bedarf anlegen. Hier verwenden wir zur Veranschaulichung eine einfache, leere Vorlage.
Die gesammelten Kundendaten werden mit Vorlagendokumenten zusammengeführt, um für jeden Listeneintrag ein Ausgabedokument zu generieren.
_Figure Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Output of generated documents_.
Der gesamte Automatisierungsprozess zur Erstellung und Speicherung von Dokumenten umfasst lediglich sieben Schritte. Der Automatisierungsprozess für diesen speziellen Fall lässt sich anhand der folgenden Abbildung veranschaulichen, wobei die sieben Schritte hervorgehoben werden.
_Abbildung Power Automate: Serienbrief-Workflow mit Datenzeichenfolge (Liste von Dokumenten) mit SharePoint_.
Schritt 1: Ausführung auslösen
Power Automate bietet verschiedene Triggertypen zum Starten Ihres Workflows. Dieser kann auch so geplant werden, dass er in regelmäßigen Zeitabständen ausgeführt wird. In diesem konkreten Fall wird ein Workflow ausgelöst, sobald ein Element in der SharePoint-Liste erstellt wird.
Sie können die Daten für die Websiteadresse als Ihre SharePoint-URL eingeben. Für den Listennamen können Sie den Namen der Datensammlungsliste entsprechend Ihrer Websiteadresse angeben.
Schritt 2: Vorlagendateiinhalte mithilfe des SharePoint-Pfads auswählen
In diesem Schritt wählen Sie eine Dokumentvorlagendatei aus, die Sie zum Zusammenführen mit den dynamischen Daten in der SharePoint-Liste verwenden sollen.
Sie können Ihre Vorlagen an einem beliebigen Ort speichern. In diesem Beispiel haben wir SharePoint als Speicherort gewählt. Geben Sie die Websiteadresse als „SharePoint-URL“ ein. Wählen Sie den Dateipfad aus der Liste der Dateiverzeichnisse Ihrer SharePoint-Website sowie den Vorlagentyp aus, den Sie zusammenführen möchten.
Schritt 3: Elemente aus der SharePoint-Liste extrahieren
In diesem Schritt werden Datenelemente aus der SharePoint-Liste extrahiert. Diese Listenelemente werden anschließend in ein JSON-Array umgewandelt und als Eingabe für die PDF4me-Serienbrieffunktion verwendet.
Bitte füllen Sie alle Felder wie unten beschrieben aus;
- Websiteadresse: Ihre SharePoint-URL
- Listenname: Name der Datenerfassungsliste, sortiert nach Ihrer Website-Adresse
- Einträge auf Ordner beschränken: Nicht verfügbar, diese Option kann für diesen speziellen Anwendungsfall ignoriert werden.
- Verschachtelte Elemente einbeziehen: Nicht zutreffend, Sie können dieses Feld in diesem Fall auch ignorieren.
- Filterabfrage: Sie können Filterabfragen angeben, um Elemente während der Suche zu filtern.
- Sortieren nach: Geben Sie die Reihenfolge an, in der die Elemente aus der Liste abgerufen werden.
- Top Count: Gesamtzahl der abzurufenden Listenelemente.
- Spalten nach Ansicht einschränken: Nicht verfügbar, Dieses Feld wird für diesen Anwendungsfall ignoriert.
Schritt 4: Initialisieren einer String-Variablen zur Vorbereitung der Datenzeichenfolge
In diesem Schritt deklarieren wir Zeichenkettenvariablen, um einen Datenstring zu erstellen, der als Eingabe für den Serienbrief dient.
Schritt 5: Auf jedes Element anwenden: Die Liste der Elemente durchlaufen und die benötigte Datenzeichenfolge vorbereiten. Einer der Parameter für die Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolge ist „Datenzeichenfolge“. Mit dieser Variable kann die Datenliste durchlaufen werden, um die gewünschte Datenzeichenfolge wie unten dargestellt zu erstellen. Beispielhafte JSON-Struktur (Listenarray):
[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]
In diesem Schritt werden die SharePoint-Listenelemente durchlaufen und der endgültige Datenstring für den Serienbrief vorbereitet. Das Ergebnis dieses Schritts, der verkettete String, wird der in Schritt 4 deklarierten Variable zugewiesen.
Schritt 6: PDF4me – Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Dokumentenliste)
In diesem Schritt werden Dokumente mit den verschiedenen Eingabedatenwerten aus der SharePoint-Liste generiert. Für jedes Element in der Liste werden Dokumente erstellt.
Die Eingabe der Daten erfolgt wie unten beschrieben.
Das Feld „Vorlagendateidaten“ wird mit dem „Vorlagendateiinhalt“ aus Schritt 2 gefüllt.
Der "Vorlagendateiname" enthält den Namen der Vorlage mit der Dateiendung (Unterstützte Formate sind .docx und .pdf).
Das Feld „Datenzeichenfolge“ enthält dynamische Datenwerte, die mit der Vorlage zusammengeführt werden. Im Folgenden wird erläutert, wie die verkettete Zeichenfolge für dieses Feld ermittelt wird. Dazu werden die Daten der Vorlagendatei zugeordnet und die Datenzeichenfolge mithilfe der PDF4me-Seriendruckfunktion erstellt. Die Zuweisung der Datenzeichenfolge erfolgt wie unten beschrieben.
concat('[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]',variables('DataListString'),']')
Die Variable „DataListString“ in der gezeigten Funktion enthält Listenelemente in einem vorbereiteten Format.
Schritt 7: Speichern der Ausgabedokumente am SharePoint-Speicherort
In diesem Schritt speichern wir die generierten Dokumente am gewünschten Zielort. Sie können die Dateien in jedem mit Power Automate verbundenen Speicherbereich eines beliebigen Speicheranbieters speichern. In diesem Anwendungsfall speichern wir sie direkt in SharePoint.
Wir geben die folgenden Details als Feldeinträge an, wie unten erläutert.
Die „Websiteadresse“ – Ihre SharePoint-URL. Der „Ordnerpfad“: Wählen Sie den Ordnerpfad aus, in dem Ihre Ausgabedokumente gespeichert werden sollen. Der „Dateiname“: Wählen Sie den Dateinamen aus dem Ergebnis der PDF4me-Aktion aus. Der „Dateiinhalt“: Wählen Sie den Dateiinhalt aus dem Ergebnis der PDF4me-Aktion aus.
So können Sie die Serienbrieffunktion nutzen, um Ihren täglichen Arbeitsablauf, der Anpassungen mit einer Vorlage erfordert, in sieben Schritten zu automatisieren. Sie erstellen einen effizienten Prozess, der Ihnen die mühsame Bearbeitung desselben Dokuments erspart – Sie müssen lediglich Felder wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse anpassen und eine Kopie für den jeweiligen Empfänger erstellen. Dadurch steigern Sie die Produktivität und Leistung Ihres Unternehmens erheblich.