Automatisierte Massenmailings mit PDF4me und Power Automate

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) steigert heutzutage die Rentabilität von Unternehmen, indem sie viele routinemäßige manuelle Prozesse eliminiert. Sie fördert zudem die Kundenzufriedenheit, da Prozesse beschleunigt und sicherer gestaltet werden können. Auch PDF4me trägt zur Automatisierung zahlreicher dokumentenbezogener Prozesse für seine Kunden bei. Eine der wichtigsten Automatisierungsfunktionen von PDF4me ist die Serienbrieffunktion. Ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen anderen Anbietern ist die hohe Sicherheit. PDF4me verarbeitet all Ihre sensiblen Daten und Dokumentvorlagen in einem sicheren Cloud-Speicher und löscht die verarbeiteten Dateien gemäß unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie regelmäßig.

Das Zusammenführen Ihrer Word-Vorlage mit dynamischen Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel, JSON, SharePoint, CRM, SAP und vielen mehr ist mit der PDF4me-Serienbriefautomatisierung jetzt vollständig automatisiert. Diese Automatisierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente gleichzeitig zu erstellen und diese zur Genehmigung weiterzuleiten oder an verschiedenen Speicherorten zu speichern. Dies lässt sich auf verschiedene Arten realisieren, beispielsweise über Zapier-Verbindungen, Microsoft Power Automate/PowerApps und die PDF4me REST-API.

Wähle das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe

Wir haben aus verschiedenen Anwendungsfällen gelernt und vier unterschiedliche Serienbrieffunktionen entwickelt, um die Automatisierung so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Alle diese Funktionen sind über Zapier-Verbindungen und Power Automate/PowerApps verfügbar.

Serienbrief mit Datendatei (Dokumentenliste): Diese Funktion erstellt mehrere Dokumente gleichzeitig, indem sie Daten ausschließlich im Dateiformat akzeptiert. Aktuell werden die Dateiformate .xlsx und .json unterstützt. Die Beispielstruktur einer Excel-Datei und einer JSON-Datei ist in den folgenden Abbildungen dargestellt.

Serienbrief mit Datendatei (Einzeldokument): Diese Funktion erstellt ein einzelnes Dokument, indem sie Daten ausschließlich im Dateiformat akzeptiert. Aktuell werden die Dateiformate .xlsx und .json unterstützt.

Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Dokumentenliste): Diese Funktion erzeugt mehrere Dokumente und akzeptiert Daten als Zeichenkette. Sie steht Benutzern zur Verfügung, die Daten aus beliebigen Quellen importieren und die JSON-Struktur wie in den Beispielen unten dargestellt vorbereiten können.

Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Einzeldokument): Diese Funktion erzeugt ein einzelnes Dokument und akzeptiert Daten als Zeichenkette. Sie ermöglicht es Benutzern, Daten aus beliebigen Quellen zu importieren und die JSON-Struktur wie in den Beispielen unten dargestellt vorzubereiten.

Beispieldatenstrukturen

Beispiel einer JSON-Struktur (Listen-Array):

[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]

Sie müssen lediglich den Inhalt Ihrer Datendatei und den Inhalt Ihrer Vorlagendatei aus verschiedenen Apps über Ihre Zapier- oder Power Automate-Konnektoren zuordnen.

Diese Aktion liest Ihre Datendatei und führt einen Serienbrief gemäß Ihrer Word/PDF-Vorlage durch. Sie erzeugt mehrere Dokumente in einem einzigen Aufruf. Außerdem wird für Word-Vorlagen eine Word-Datei und für PDF-Vorlagen eine PDF-Datei erstellt. Falls Sie für die Word-Vorlage eine PDF-Datei erstellen möchten, können Sie die Aktion „In PDF konvertieren“ neben dieser Serienbriefaktion hinzufügen.

Wie funktioniert die API-Kostenberechnung für die Automatisierung?

Alle Aktionen zur Erstellung mehrerer Dokumente sind auf jeweils 10 Dokumente begrenzt, um eine hohe Arbeitslast zu vermeiden, die aufgrund verschiedener Netzwerkbeschränkungen zeitweise zu keinem Ergebnis führen könnte.

Alle diese Aktionen werden mit 1 API-Kosten pro Aufruf berechnet. Unabhängig von der Anzahl der erzeugten Dokumente wird jede Aktion mit einem API-Kostenaufruf abgerechnet.

Wie erstelle ich ein Serienbrieffeld in einem Word-Dokument?

Sie können ein Seriendruckfeld wie oben beschrieben erstellen, indem Sie im Menü „Sendungen“ die Option „Seriendruckfeld einfügen“ auswählen.

Beginnen Sie jetzt mit der Automatisierung Ihrer Serienbriefe !