PDF4me hat leistungsstarke Konnektoren entwickelt, die Serienbrieffunktionen mit verschiedenen Datenquellen ermöglichen. Mit PDF4me Mail Merge erstellen Sie einen Stapel Dokumente, die für jeden Empfänger personalisiert sind. Anhand einer Vorlagendatei im PDF- oder Word-Format verarbeitet PDF4me Daten aus einer oder mehreren Dateien und generiert so dynamische Daten für den Serienbriefprozess.
Serienbrieffunktion mit Zapier und PDF4me
Die Serienbrieffunktion in Zapier wurde auf vier verschiedene Arten implementiert.
- Serienbrieffunktion mit Datendatei (Dokumentenliste): Verwendet eine Word- oder PDF-Datei als Vorlage und führt diese mit Daten aus einer Excel- oder JSON-Datei zusammen. Die Ergebnisse werden in mehreren Dateien in einem ZIP-Archiv gespeichert.
- Serienbrief mit Datendatei (Einzelnes Dokument): Ähnlich der obigen Aktion, gibt aber nur eine einzelne Datei im gleichen Format wie die Vorlagendatei zurück.
- Serienbrieffunktion mit Datenstring (Dokumentenliste): Verwendet ein Word- oder PDF-Dokument als Vorlage, fügt Daten im JSON-Format hinzu und gibt mehrere Dateien in einem ZIP-Archiv zurück.
- Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Einzelnes Dokument): Ähnlich der obigen Aktion, gibt aber nur eine einzelne Datei im gleichen Format wie die Vorlagendatei zurück.
Falls mehrere Dateien zurückgegeben werden, besteht auch die Möglichkeit, die Ausgabedateien zusammenzuführen, sofern die Vorlagendatei im PDF-Format vorliegt. Dadurch wird eine einzelne PDF-Datei als Ausgabedatei erzeugt.
Die aktuell in Word und PDF unterstützten Vorlagentypen. Die für die Zusammenführung mit einer Vorlage verwendete Datendatei kann nur im Excel- oder JSON-Format bereitgestellt werden. Für Excel-Dateien gelten folgende Formate.
Zur Erstellung einer JSON-Struktur könnte dieses Format verwendet werden.
Datenarray
[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]
oder
Datenliste
{ "DataList":[ { "FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3" }, { "FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6" } ] }
Die Word-Vorlage für den Seriendruck sollte mithilfe der Seriendruckfunktion von Microsoft Word erstellt werden. Um die JSON-Struktur zu erstellen, können Sie die Funktion „Code by Zapier“ verwenden, um den JSON-Text zu generieren. Siehe Screenshot unten.
Serienbrieffunktionen mit Power Automate
Der PDF4me Power Automate Connector bietet eine wichtige Funktion für Anwender in kleinen und großen Unternehmen, die täglich mit dynamischen Daten arbeiten und Dokumente für ihre Geschäftsprozesse erstellen. Die Serienbrieffunktion wurde erweitert und automatisiert nun die tägliche Dokumentenerstellung inklusive der dynamischen Daten.
Wenn beispielsweise neue Kundendaten zu einem SharePoint-Listenelement hinzugefügt werden, wird von SharePoint ein Trigger an Power Automate gesendet, um eine Verbindung mit dem PDF4me Connector herzustellen und Dokumente mithilfe der Serienbrieffunktion zu generieren.
PDF4me Serienbriefaktionen
PDF4me Connect bietet vier verschiedene Serienbrieffunktionen, um die Bedienung zu vereinfachen. Wie bereits erwähnt, sind die Daten entscheidend für die Wahl der optimalen Funktion. PDF4me ermöglicht den Datenimport aus beliebigen Quellen wie OData, SharePoint, Tabellenkalkulationen, JSON oder strukturierten Zeichenketten.
- Serienbrieffunktion mit Datendatei (Dokumentenliste)
Diese Aktion erzeugt mehrere Dokumente als Ausgabe und akzeptiert Daten als Datei. Sie unterstützt die Dateiformate .xlsx und .json.
- Serienbrieffunktion mit Datendatei (Einzeldokument)
Diese Aktion erzeugt ein einzelnes Dokument als Ausgabe und akzeptiert Daten als Datei. Sie unterstützt die Dateiformate .xlsx und .json.
- Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Liste von Dokumenten)
Diese Aktion erzeugt mehrere Dokumente als Ausgabe und akzeptiert Daten als Zeichenkette. Dies ist eine offene Option für Benutzer, die Daten aus beliebigen Quellen importieren und die unten im Abschnitt „Beispiele“ dargestellte JSON-Struktur erstellen können.
- Serienbrief mit Datenzeichenfolge (Einzelnes Dokument)
Diese Aktion erzeugt ein einzelnes Dokument als Ausgabe und akzeptiert Daten als Zeichenkette. Dies ist eine offene Option für Benutzer, die Daten aus beliebigen Quellen importieren und die JSON-Struktur wie unten im Beispielabschnitt beschrieben vorbereiten können.
Beispieldatenstruktur
Datenarray
[[“FieldName1”, “FieldName2”, “FieldName3”], [ “FieldValue1”, “FieldValue2”, “FieldValue3”], [“FieldValue4”, “FieldValue5”, “FieldValue6”]]
oder
Datenliste
{“DataList”:[{“FieldName1”:“FieldValue1”, “FieldName2”: “FieldValue2”, “FieldName3”: “FieldValue3”}, {“FieldName1”:“FieldValue4”, “FieldName2”: “FieldValue5”, “FieldName3”: “FieldValue6”}]}
Beispielhafter Arbeitsablauf mit Serienbrieffunktion und Datenzeichenfolge (Dokumentenliste)
In diesem Beispiel-Workflow werden Daten aus SharePoint-Listenelementen abgerufen. Ein Trigger wurde hinzugefügt, der Listenelemente abruft, sobald ein Element zu der angegebenen SharePoint-Datenliste hinzugefügt wird. Anschließend wird die Dokumentvorlage für den Seriendruck verwendet. Die Variable wird initialisiert, um die Daten mithilfe von String-Funktionen in die korrekte JSON-Struktur zu bringen. Abschließend werden die Felder mit PDF4me Connect verknüpft, um den Seriendruck durchzuführen und die gewünschten Dokumente zu erstellen.
Abschließend können Sie Ihre Geschäftsanwendungen hinzufügen, um die erstellten Dokumente entsprechend Ihrem Geschäftsprozesslebenszyklus weiterzuverarbeiten.