Aktion „Dokument generieren“ in Zapier

Die Serienbrieferstellung ist eine Methode, bei der Daten aus einer Datenquelle gelesen und entsprechende Variablen in einer Vorlage ersetzt werden. Dafür werden üblicherweise zwei Dateien benötigt: eine Vorlage für die Serienbrieffelder – die Variable für die einzufügenden Daten – und eine weitere Datei, die sowohl die Formatierungsanweisungen für die Variablendaten als auch die Informationen enthält, die in jedem Serienbrief identisch sein sollen.

Mit der PDF4me-Integration für Zapier können Sie die Aktion „Dokument generieren“ – eine von vielen PDF4me-Aktionen zur Dokumentenverwaltung – nutzen, um Zaps zu erstellen, die Dokumente aus Word-Vorlagen generieren. Über die API oder Automatisierungsaufrufe können Sie diese Zaps ansteuern, um massenhaft HTML-Dokumente zu erstellen.

Wie entwirft man Word-Vorlagen?

Vorlagen können mithilfe verschiedener Syntaxen erstellt werden. PDF4me akzeptiert Word-, HTML- und PDF-Vorlagen zur Dokumentgenerierung.

Sie können die Seriendruckfelder oder Tokens manuell mit der folgenden Syntax erstellen:

<<[FieldName]>>

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Word-Vorlagen ganz einfach gestalten können.

Schnelllinks zum Gestalten Ihrer Word-Vorlage

• Bedingte Anweisungen
• Tabellen
• Wiederkehrende Absätze und Abschnitte
• Bilder einfügen
• HTML einfügen

Schauen wir uns nun eine Beispielvorlage mit einer Tabelle und Bedingungen zur Erstellung von PDF-Rechnungen an.

Füge einen Auslöser hinzu, um den Zap zu starten.

Zapier bietet verschiedene Auslöser zum Starten eines Zaps. Sie können den gewünschten Auslöser je nach Speicherort Ihrer Quelldateien auswählen. In diesem Beispiel verwenden wir den Dropbox-Auslöser. Der Auslöser „Neue Datei in Dropbox hinzufügen“ soll Dropbox aktivieren, um den Zap auszulösen.

Füge Aktionen zum Herunterladen aus Dropbox für Vorlagen und Daten hinzu.

Um die Vorlage und die Daten an die Aktion „Dokument generieren“ zu übergeben, müssen wir die Vorlage und die zugehörigen Daten von der Quelle herunterladen. Da wir hier Dropbox verwenden, nutzen wir die Aktion „Von Dropbox herunterladen“.

Fügen Sie die Aktion „Dokument generieren“ aus PDF4me hinzu.

Sobald die Dateien heruntergeladen sind, müssen sie an die Aktion „Dokument generieren“ übergeben werden. In dieser Aktion konfigurieren Sie den Namen der Vorlagendatei und der Datendatei. Wählen Sie außerdem den Datentyp aus. PDF4me unterstützt zwei Datentypen im Mustache-Rendering-Typ: XML und JSON. In diesem Beispiel verwenden wir JSON.

Konfigurieren Sie die Parameter entsprechend in der PDF4me-Aktion „Dokument generieren“. Ordnen Sie die Vorlagendatei und die Datendatei zu und geben Sie die Namen der Datendatei und der Vorlagendatei mit den korrekten Dateiendungen an.

Aktion "In Dropbox hochladen" hinzufügen

PDF4me bietet zwei Aktionen mit identischer Funktionalität. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die eine ein einzelnes Dokument generiert, während die andere anhand der Daten mehrere Dokumente aus der Vorlage erstellt. Werden mehrere Dokumente generiert, speichert der Zap jede Datei am gewünschten Speicherort. Die Aktion „Für jedes“ wird verwendet, um Fälle mit mehreren Ausgabedateien zu verarbeiten.

Fügen Sie die folgende Dropbox-Aktion in die Schleife ein.

Sie können die folgenden Felder in der Loop-Aktion entsprechend konfigurieren und sicherstellen, dass sich die Aktion "In Dropbox hochladen" innerhalb der Schleife befindet.

Die Ausgabe unseres Beispiels sähe wie folgt aus: