PDF ausfüllen und signieren, wenn ein neues SharePoint-Element erstellt wird — Power Automate

Fill a PDF Form ist die Power Automate-Aktion, die eine ausfüllbare PDF-Vorlage und eine JSON-Nutzlast entgegennimmt und dasselbe PDF mit bereits befüllten Feldern zurückgibt. Kombinieren Sie sie mit PDF - Sign und einem SharePoint When an item is created-Trigger, und die Rechnungserstellung läuft von allein: Jemand fügt eine Zeile hinzu, Power Automate baut das signierte PDF zusammen, und Dropbox legt es unter einem Namen mit Zeitstempel ab.

Der Engpass in rechnungsähnlichen Workflows war nie das PDF selbst, sondern der manuelle Schritt mittendrin. Jemand öffnet die Vorlage, tippt acht Werte aus einer Tabellenzeile ab, druckt sie, unterschreibt, scannt sie wieder ein und lädt das Ergebnis hoch. Jedes dieser Felder ist eine weitere Gelegenheit, einen Kundennamen falsch zu schreiben oder eine Ziffer der Summe zu verlieren. Diese Anleitung ersetzt die gesamte Routine durch sieben Power-Automate-Aktionen: SharePoint löst den Trigger aus, Dropbox liefert die Vorlage samt Signaturbild, PDF4me füllt das Formular aus und setzt die Signatur, und Dropbox speichert die fertige Datei. Jeder Screenshot ist echt, der Compose-Ausdruck ist ausgeschrieben, das SharePoint-Schema ist aufgelistet, und die signierte Beispielrechnung steht Ihnen zum Download bereit.

Warum jeder Schritt hier steht, ganz bewusst​

Was am Ende dabei herauskommt​

Ein einziger Power-Automate-Flow, der eine SharePoint-Liste im Auge behält und für jede eingehende Zeile eine ausgefüllte und signierte PDF-Rechnung mit dem Namen Signed_INV-YYYY-NNN_<ticks>.pdf in Ihrem Dropbox-Ausgabeordner erzeugt. Die Signatur sitzt in der unteren rechten Ecke von Seite 1, und alles andere in der Vorlage bleibt genau so, wie Ihr Designer es angelegt hat.

Was Sie zuerst brauchen​

• Eine SharePoint-Site mit einer Liste namens New Customer Invoices (benennen Sie sie um, wie es Ihnen passt) mit diesen Spalten:
  • Title, CustomerName, Email, Phone (alle Single line of text)
  • InvoiceNumber (Single line of text, z. B. INV-2026-207)
  • InvoiceDate (Date), Address (Single line of text), Amount (Number)
• Eine PDF-Vorlage, deren benannte Formularfelder zu den JSON-Schlüsseln passen (customerName, email, phone, invoiceNumber, invoiceDate, address, amount).
• Eine PNG-Signatur auf transparentem Hintergrund.
• Eine PDF4me-Verbindung in Power Automate. Erster Flow? Holen Sie sich einen API-Schlüssel, um sie einzurichten.
• Eine Dropbox-Verbindung in Power Automate — SharePoint, OneDrive oder jeder andere Speicher fügt sich genauso sauber ein.

Die sieben Aktionen, von Anfang bis Ende​

Sieben Power-Automate-Aktionen in gerader Linie — keine parallelen Zweige, kein Apply to each, keine Variablen. Was ein Schritt ausgibt, fließt direkt in den nächsten.

Die vollständige Designer-Ansicht: vom Trigger bis Create file, sieben Aktionen insgesamt.

Die SharePoint-Liste ist hier der Vertrag. Jede eingehende Zeile wird zu genau einem signierten PDF.

Die Liste New Customer Invoices. Zeile INV-2026-207 (Mark Jagar) steht hinter dem Beispiel oben.

Wie startet man den Flow, wenn eine neue SharePoint-Zeile auftaucht?​

Flow bisher: nur Trigger.

1. Erstellen Sie einen neuen Automated cloud flow, suchen Sie nach SharePoint und wählen Sie When an item is created.
2. Richten Sie Site Address auf Ihre SharePoint-Site aus (der Screenshot verwendet PDF4me Support unter https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport).
3. Setzen Sie List Name auf New Customer Invoices.
4. Lassen Sie Advanced parameters unverändert. Der Trigger feuert in dem Moment, in dem eine Zeile landet, ohne dass Sie ein Abfrageintervall einstellen müssen.

Site plus Liste ist die gesamte Trigger-Einrichtung — SharePoint übernimmt die Änderungserkennung.

Tipp. Benennen Sie die SharePoint-Spalten, wo möglich, so um, dass sie den PDF-Feldnamen entsprechen (customerName, email, ...). Das erspart Ihnen später das Umbenennen der Schlüssel im Compose-Schritt.

Wie speist man PDF-Vorlage und Signatur in den Flow ein?​

Flow bisher: Trigger → Get file content → Get file content 1.

Zwei Dropbox-Lesevorgänge: einer für die PDF-Vorlage, einer für die PNG-Signatur. Beide im selben Ordner zu behalten bedeutet, dass später niemand danach suchen muss.

1. Fügen Sie Dropbox - Get file content using path hinzu und setzen Sie File auf /blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdf.
2. Öffnen Sie Advanced parameters und schalten Sie Infer Content Type auf Yes, sonst kann die PDF-Binärdatei unterwegs verstümmelt werden.

Schritt 2 — die leere Vorlage, die Fill a PDF Form gleich ausfüllen wird.

3. Ziehen Sie ein zweites Dropbox - Get file content using path hinein; Power Automate benennt es automatisch in Get file content 1 um.
4. Setzen Sie File auf /blog data/fill a pdf/signature.png.
5. Schalten Sie denselben Infer Content Type-Regler auf Yes.

Schritt 3 — die Signatur, die PDF - Sign über Seite 1 legen wird.

Wie verwandelt man die SharePoint-Zeile in eine JSON-Nutzlast?​

Flow bisher: Trigger → Vorlage holen → Signatur holen → Compose.

Compose ist der Schritt zum "JSON bauen". Er holt die Triggerfelder als dynamischen Inhalt herein und legt sie in ein einziges JSON-Objekt, das PDF4me Fill a PDF Form lesen kann.

1. Fügen Sie eine Compose-Aktion hinzu.
2. Klicken Sie auf Inputs, fügen Sie das JSON-Gerüst unten ein und tauschen Sie jeden rechten Wert gegen die passende SharePoint-Spalte aus dem Picker für dynamischen Inhalt, wobei jede Pille zwischen den Anführungszeichen bleibt:

{
  "customerName": "CustomerName",
  "email": "Email",
  "phone": "Phone",
  "invoiceNumber": "InvoiceNumber",
  "invoiceDate": "InvoiceDate",
  "address": "Address",
  "amount": "Amount"
}

Compose gibt ein einziges JSON-Objekt zurück. Halten Sie jede Pille innerhalb ihrer Anführungszeichen, damit Zahlen und Daten als Zeichenketten ankommen, und achten Sie darauf, dass die Schlüssel buchstabengetreu zu den PDF-Feldnamen passen.

Nutzlast-Referenz:

Tipp. Setzen Sie die dynamische Inhalts-Pille immer zwischen die beiden Anführungszeichen jedes Werts. Außerhalb platziert, gibt eine Pille eine nackte Zahl oder ein Datum aus, und eine nicht in Anführungszeichen stehende Zahl, gefolgt von einem , mitten im String, zerbricht die Nutzlast ohne jede Warnung.

Wie befüllt man das PDF-Formular aus dem JSON?​

Flow bisher: Trigger → Vorlage holen → Signatur holen → Compose → Fill a PDF Form.

Hier ist die erste PDF4me-Aktion. Sie nimmt die Vorlagen-PDF plus die JSON-Nutzlast und schreibt jeden Wert in das Formularfeld, das denselben Namen trägt.

1. Fügen Sie den PDF4me PDF-Connector hinzu und wählen Sie die Aktion Fill a PDF Form.
2. Template File Data: dynamischer Inhalt, Get file content → File Content (die Vorlagen-PDF-Binärdatei).
3. Template File Name: sample_fill_form.pdf (oder wie auch immer Ihre heißt).
4. JSON Data: dynamischer Inhalt, die Outputs des Compose-Schritts.
5. Keep PDF template Editable: No — dadurch wird das Formular nach dem Ausfüllen flach gemacht, sodass der Empfänger die Felder nicht löschen kann.

Die Einrichtung von Fill a PDF Form. Mit Keep PDF template Editable auf No werden die Felder zu statischem Text.

Tipp. Soll der Empfänger bestimmte Felder später noch bearbeiten können (etwa ein Memo hinzufügen)? Setzen Sie Keep PDF template Editable auf Yes. Ihre eingetragenen Werte bleiben; nur die Feldsperre ändert sich.

Wie stempelt man die Signatur mit PDF - Sign auf?​

Flow bisher: Trigger → Vorlage holen → Signatur holen → Compose → Fill a PDF Form → PDF - Sign.

PDF - Sign legt Ihre Signatur-PNG an einer festen Stelle und mit der von Ihnen gewählten Deckkraft über das ausgefüllte PDF.

1. Fügen Sie den PDF4me PDF-Connector hinzu, Aktion PDF - Sign.
2. PDF File content: dynamischer Inhalt, Fill a PDF Form → Body (die ausgefüllte PDF-Binärdatei).
3. PDF File Name: der Ausdruck concat(triggerBody()?['InvoiceNumber'], '.pdf'), der INV-2026-207.pdf ergibt, sodass die Rechnungsnummer in späteren Protokollen auftaucht.
4. Sign File Content: dynamischer Inhalt, Get file content 1 → Body (die Signatur-PNG).
5. Sign Image File Name: signature.png.
6. Align Horizontal: right. Align Vertical: bottom.
7. Pages: 1 (nur Seite 1 — verwenden Sie 1,3 für Seite 1 und 3 oder lassen Sie es leer, um jede Seite zu signieren).
8. Height: 20. Width: 50. Margin Horizontal: 15. Margin Vertical: 15. Opacity: 100.

Die Signatur setzt sich unten rechts auf Seite 1: 50 breit, 20 hoch, 15 Einheiten Rand, voll deckend.

Positionierungs-Referenz:

Wie schreibt man das signierte PDF zurück nach Dropbox?​

Flow bisher: Trigger → Vorlage holen → Signatur holen → Compose → Fill a PDF Form → PDF - Sign → Create file.

Der letzte Schritt. Das fertige PDF landet in einem eigenen Ausgabeordner unter einem Dateinamen, der so gebaut ist, dass zwei Läufe niemals kollidieren können.

1. Fügen Sie Dropbox - Create file hinzu.
2. Folder Path: /blog data/fill a pdf/output.
3. File Name: der Ausdruck concat('Signed_', string(triggerBody()?['InvoiceNumber']), '_', string(ticks(utcNow())), '.pdf'), der Namen wie Signed_INV-2026-207_639235162128009339.pdf erzeugt.
4. File Content: dynamischer Inhalt, PDF - Sign → Body (die signierte PDF-Binärdatei).

Der ticks(utcNow())-Zeitstempel hält Dateinamen eindeutig, selbst wenn zwei Zeilen innerhalb derselben Sekunde feuern.

Tipp. Tauschen Sie Dropbox gegen SharePoint - Create file oder OneDrive - Create file, und sonst bewegt sich nichts im Flow. Die PDF-Binärdatei ist identisch; nur der Speicheradapter unterscheidet sich.

Ausführen und das Ergebnis prüfen​

Varianten, die Sie ohne Neuaufbau anflanschen können​

Häufige Fragen​

Wie füllt man PDF-Formulare mit Power Automate aus?​

Setzen Sie die Aktion PDF4me Fill a PDF Form hinter einen Schritt, der Ihre PDF-Vorlage liest (ein Dropbox-, SharePoint- oder OneDrive-Get-file-content), und einen Compose-Schritt, der aus Ihren Triggerfeldern eine JSON-Nutzlast baut. Mappen Sie Template File Data auf die PDF-Binärdatei und JSON Data auf die Compose-Ausgabe. Die JSON-Schlüssel müssen exakt zu den Formularfeldnamen der Vorlage passen.

Kann Power Automate ein PDF-Formular ausfüllen?​

Ja — mit einer einzigen Connector-Aktion, sobald ein PDF-Connector installiert ist. Power Automate kann von allein nicht in ein ausfüllbares PDF schreiben, aber die Aktion PDF4me Fill a PDF Form erledigt das gesamte Ausfüllen und Flachmachen in einem einzigen Schritt, gesteuert von einer JSON-Nutzlast, die Sie mit Compose oder direkt aus einer SharePoint- oder Excel-Zeile zusammenbauen.

Wie füllt man PDF-Formularfelder automatisch aus?​

Triggern Sie auf Ihre Datenquelle (eine SharePoint-Liste, eine Excel-Zeile, eine Formularübermittlung), bauen Sie ein JSON-Objekt, dessen Schlüssel zu den PDF-Feldnamen passen, und übergeben Sie dieses JSON und die Vorlagen-PDF an PDF4me Fill a PDF Form. Es gibt dasselbe PDF mit jedem benannten Feld ausgefüllt zurück. Setzen Sie Keep PDF template Editable auf No, um die Werte zu sperren, damit Empfänger sie nicht leeren können.

Wie erstellt man ein PDF mit Power Automate aus einem SharePoint-Listenelement?​

Verwenden Sie When an item is created als Trigger, fügen Sie einen Get-file-content-Schritt zum Laden der PDF-Vorlage hinzu, einen Compose-Schritt, um die Zeile in JSON zu formen, und PDF4me Fill a PDF Form, um beides zusammenzuführen. Sie erhalten ein ausgefülltes PDF, das Sie per E-Mail versenden, an SharePoint, OneDrive oder Dropbox schieben oder in einen Genehmigungs-Flow leiten können. Dieser Beitrag baut genau das, mit einem Signaturstempel obendrauf.

Wie signiert man ein PDF automatisch in Power Automate?​

Fügen Sie PDF4me PDF - Sign hinter jeden Schritt, der eine PDF-Binärdatei liefert. Mappen Sie PDF File content auf das ausgefüllte PDF, Sign File Content auf eine PNG-Signatur, dann setzen Sie Ausrichtung (right / bottom), Größe (Height / Width), Ränder und Deckkraft. PDF - Sign stempelt das Bild auf die von Ihnen gelisteten Seiten; lassen Sie Pages leer, um alle zu signieren.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Dies ist der kürzeste freihändige Weg von einer SharePoint-Zeile zu einem signierten, gespeicherten PDF — und die beiden PDF4me-Aktionen in der Mitte sind die einzigen Teile, die Sie von Microsoft allein nicht bekommen.

Quellen​

• SharePoint When an item is created Trigger-Referenz auf Microsoft Learn
• Power Automate Compose-Aktion und Ausdrucksfunktionen auf Microsoft Learn
• Leitfaden zur Benennung von PDF-Formularfeldern in der Adobe Acrobat Hilfe
• Dropbox Create file Connector auf Microsoft Learn