Generieren Sie dynamische Rechnungen mit HTML-Vorlagen in Zapier.

Die Erstellung dynamischer Dokumente ist heutzutage für jedes Unternehmen unerlässlich. Es werden zahlreiche digitale Dokumente mit dynamischen Daten für jeden Empfänger generiert. Beispiele hierfür sind Angebote, Verträge, Rechnungen, Berichte usw., die zwar eine feste Vorlage verwenden, aber dynamische Daten enthalten. Diese Dokumente werden üblicherweise in großen Mengen, abhängig von der Unternehmensgröße, erstellt.

In manchen Fällen müssen Sie auch Dokumente im HTML-Format erstellen, die in einem Browser angezeigt oder als Link geteilt werden können. Rechnungen, Quittungen usw. werden als HTML-Seiten generiert, damit sie dem Empfänger schnell im Browser angezeigt werden können. Mit PDF4me können Sie solche HTML-Dokumente mithilfe von HTML-Vorlagen und einer Datenquelle erstellen. Durch die Verwendung von Mustache-Rendering oder Serienbrieffunktion können Sie beliebig viele Dokumente entsprechend Ihren Anforderungen generieren.

Mit der PDF4me-Integration für Zapier können Sie die Aktion „Dokument generieren“ – eine von vielen PDF4me-Aktionen zur Dokumentenverwaltung – nutzen, um Zaps zu erstellen, die Dokumente aus HTML-Vorlagen generieren. Über die API oder Automatisierungsaufrufe können Sie diese Zaps ansteuern, um HTML-Dokumente massenhaft zu erstellen.

Betrachten wir ein Beispiel, bei dem Sie Rechnungen als HTML-Seiten aus einer HTML-Quellvorlage und JSON-Daten generieren möchten.

Hier ist ein Beispiel für eine HTML-Vorlage, die mit der Mustache-Syntax erstellt wurde. Nehmen wir an, die folgende Vorlage soll in einem bestimmten Ordner in Dropbox verfügbar sein.

Starten Sie den Zap mit einem Dropbox-Trigger

Die Aktion „ Neue Datei in Ordner in Dropbox hinzufügen“ dient als Auslöser für den Zap. Sobald die .html-Datei im Ordner eintrifft, wird der Zap ausgelöst.

Füge eine Aktion zum Herunterladen der Vorlage hinzu.

Um die Vorlage zu übergeben, fügen Sie eine Dropbox-Aktion hinzu und konfigurieren Sie diese, um das Dokument abzurufen. Konfigurieren Sie den Ordner, aus dem die Vorlage an die nächste Aktion übergeben werden soll.

Fügen Sie die Aktion „Dokument in PDF4me generieren“ hinzu.

Sobald die Vorlage heruntergeladen ist, wird sie an die Aktion „Dokument generieren“ übergeben. In dieser Aktion legen Sie die Vorlagendatei, den Vorlagendateinamen, den Vorlagendateityp, die Eingabedaten, den Eingabedatentyp und den Ausgabedokumenttyp fest.

Für die obige Beispielvorlage würden die Beispieldaten wie folgt aussehen:

{ "Dokumente": [ { "header": { "docType": "Originalkopie" }, "body": { "Column1": "Menge", "Column2": "Beschreibung", "Column3": "Einzelpreis", "Column4": "Gesamt", "Rechnung": { "number": 14957, "date": "25.02.2022", "instructions": "Anweisungsrechnung 1", "subTotal": 200150, "tax": "18%", "dueDate": "25.03.2022", "shipping": "200" }, "Biller": { "phone": "989797", "fax": "998463", "email": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "address": { "company": "Organisation 1", "street": "Straße 1", "city": "Stadt 1", "zip": "123456" } }, "Receipient": { "name": "recepeint 1", "address": { "street": "testveien 3 ", "city": "City 1", "zipcode": "0555", "country": "Country 1" } }, "Product": [ { "quantity": 1, "description": "item 1", "unitPrice": 45, "totalPrice": 867 }, { "quantity": 2, "description": "item 2", "unitPrice": 123, "totalPrice": 3464 }, { "quantity": 3, "description": "item 3", "unitPrice": 323, "totalPrice": 6564 } ] }, "footer": { "phone": "phone123", "fax": "fax123", "E-Mail": "123@mail.com", "Web": "www.123.com" }

} ] }

Schleifenaktion hinzufügen

Die Aktion „Dokument generieren“ erzeugt mehrere Ausgabedateien. Um dies zu verarbeiten, muss in Zapier – einer Beta-Funktion – eine Schleife hinzugefügt werden.

Aktion "Datei in Dropbox hochladen" hinzufügen

Fügen Sie dem Zap zusätzlich zur Schleife eine „Datei in Dropbox hochladen“-Aktion hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ausgabedateien nacheinander im gewünschten Ordner gespeichert werden, sobald sie mit der PDF4me-Aktion generiert werden.

Ein Beispiel für die HTML-Ausgabe würde wie folgt aussehen.