Erstellen Sie dynamische Rechnungen mit Zapier und PDF4me.

Die dynamische Dokumentenerstellung zählt zu den gefragtesten und am schnellsten wachsenden Technologien der digitalen Welt. Wie allgemein bekannt, stellen die meisten Unternehmen auf papierloses Arbeiten um, und die veränderten Transaktionsprozesse erfordern die digitale Dokumentenerstellung. PDF-Dokumente sind dabei das bevorzugte Format. Unternehmen, in denen Geld im Spiel ist, müssen regelmäßig Rechnungen erstellen. Viele Daten in diesen Rechnungen werden dynamisch generiert.

Die Erstellung von Rechnungen mit dynamischen Daten erfordert Techniken wie Serienbriefe oder die Verwendung von Seriendruckfeldern. Individuelle Rechnungen basieren auf Dokumentvorlagen, die mit Word oder anderen Formulargeneratoren mit Seriendruckfeldfunktion erstellt werden. Um PDF-Rechnungen mit dynamischen Daten zu generieren, werden Vorlagen mit Seriendruckfeldern erstellt, die später durch die Originaldaten ersetzt werden.

Mit der PDF4me-Aktion „Dokument generieren“ in Zapier können Sie dynamische Rechnungen erstellen und deren Erstellung automatisieren, sodass Sie sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Der Generierungsprozess lässt sich automatisieren, wenn Sie die Vorlage und die dynamischen Daten bereithalten. Die Vorlage kann eine Word-Datei, HTML oder ein anderes unterstütztes Format sein. Die Daten können als Tabellenkalkulation, CSV-Datei, JSON-Datei, XML-Datei oder Datenliste vorliegen.

Schauen wir uns hier ein Beispiel an, wie Sie in Zapier eine dynamische Rechnung erstellen können. Die Vorlage hat das Format Word und die Daten liegen im JSON-Format vor. Mit JSON lassen sich komplexe Daten strukturiert darstellen.

Schauen wir uns die folgende Beispielvorlage an.

Füge einen Auslöser hinzu, um den Zap zu starten.

Zapier bietet verschiedene Auslöser zum Starten eines Zaps. Sie können den gewünschten Auslöser je nach Speicherort Ihrer Quelldateien auswählen. In diesem Beispiel verwenden wir den Dropbox-Auslöser. Der Auslöser „Neue Datei in Dropbox hinzufügen“ soll Dropbox aktivieren, um den Zap auszulösen.

Füge Aktionen zum Herunterladen aus Dropbox für Vorlagen und Daten hinzu.

Um die Vorlage und die Daten an die Aktion „Dokument generieren“ zu übergeben, müssen wir die Vorlage und die zugehörigen Daten von der Quelle herunterladen. Da wir hier Dropbox verwenden, nutzen wir die Aktion „Von Dropbox herunterladen“.

Fügen Sie die Aktion „Dokument generieren“ aus PDF4me hinzu.

Sobald die Dateien heruntergeladen sind, müssen sie an die Aktion „Dokument generieren“ übergeben werden. In dieser Aktion konfigurieren Sie den Namen der Vorlagendatei und der Datendatei. Wählen Sie außerdem den Datentyp aus. PDF4me unterstützt zwei Datentypen im Mustache-Rendering-Typ: XML und JSON. In diesem Beispiel verwenden wir JSON.

Für die obige Beispielvorlage würden die Beispieldaten wie folgt aussehen:

{ "Dokumente": [ { "header": { "docType": "Originalkopie" }, "body": { "Column1": "Menge", "Column2": "Beschreibung", "Column3": "Einzelpreis", "Column4": "Gesamt", "Rechnung": { "number": 14957, "date": "25.02.2022", "instructions": "Anweisungsrechnung 1", "subTotal": 200150, "tax": "18%", "dueDate": "25.03.2022", "shipping": "200" }, "Biller": { "phone": "989797", "fax": "998463", "email": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "address": { "company": "Organisation 1", "street": "Straße 1", "city": "Stadt 1", "zip": "123456" } }, "Receipient": { "name": "recepeint 1", "address": { "street": "testveien 3 ", "city": "City 1", "zipcode": "0555", "country": "Country 1" } }, "Product": [ { "quantity": 1, "description": "item 1", "unitPrice": 45, "totalPrice": 867 }, { "quantity": 2, "description": "item 2", "unitPrice": 123, "totalPrice": 3464 }, { "quantity": 3, "description": "item 3", "unitPrice": 323, "totalPrice": 6564 } ] }, "footer": { "phone": "phone123", "fax": "fax123", "E-Mail": "123@mail.com", "Web": "www.123.com" }

} ] }

Konfigurieren Sie die Parameter entsprechend in der PDF4me-Aktion „Dokument generieren“.

Fügen Sie eine Aktion zum Hochladen in Dropbox mit einem Schleifen-Steuerelement hinzu.

Bei der dynamischen Dokumentengenerierung entstehen mehrere Ausgabedateien. Der Zap soll jede Datei am gewünschten Speicherort speichern. Die Aktion „Für jedes Element“ wird verwendet, um den Fall mehrerer erwarteter Ausgabedateien zu verarbeiten.

Fügen Sie die folgende Dropbox-Aktion in die Schleife ein.

Sie können die folgenden Felder in der Loop-Aktion entsprechend konfigurieren und sicherstellen, dass sich die Aktion "In Dropbox hochladen" innerhalb der Schleife befindet.

Die generierte dynamische Rechnung würde wie folgt aussehen.

Sie können auch einen QR-Code oder Barcode hinzufügen, um Ihre Rechnung maschinenlesbar zu machen. Verwenden Sie dazu die Funktion „Barcode hinzufügen“.