Automatisieren Sie PDF-Prozesse mit der PDF4me Scan & Automate App.

Die Dokumenten-Workflow-Automatisierung in PDF4me wurde für seine Kunden entwickelt, um ihre routinemäßigen Geschäftsprozesse in einen gut automatisierten Prozess auf Basis von Workflow-Regeln umzuwandeln, bei dem menschliche Aufgaben für verschiedene Dokumentenmanipulationen automatisch und ohne Programmierkenntnisse erledigt werden.

Die Automatisierung Ihrer Dokumentenworkflows, insbesondere der manuell bearbeiteten Prozesse, stößt hinsichtlich Nachvollziehbarkeit, Genauigkeit, Produktivität, Effizienz und letztendlich Kundenzufriedenheit an ihre Grenzen. Kundenzufriedenheit hat für uns als Team höchste Priorität, denn sie ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Produkts oder jeder Dienstleistung. In diesem Artikel freuen wir uns, Ihnen unsere Lösung zur Automatisierung von Dokumentenworkflows vorzustellen, die auf einer leistungsstarken Cloud-Infrastruktur basiert und Ihre verschiedenen Geschäftsprozesse optimieren kann.

Wenn wir über Dokumentenworkflow-Automatisierung sprechen, was genau ist damit gemeint? Wie unterscheidet sie sich von anderen Workflow-Automatisierungsplattformen?

Auf dem Markt sind diverse Workflow-Automatisierungsplattformen für verschiedene Anwendungsbereiche verfügbar. Wir sind ein Vorreiter in der Dokumentenverarbeitung und haben ein Workflow-System entwickelt, das all Ihre dokumentenbasierten Prozesse automatisiert. Anders ausgedrückt: Alle unsere Workflow-Aktionen, Trigger und Steuerelemente sind auf irgendeine Weise mit Dokumenten verknüpft. Beispielsweise ist die Aktion „E-Mail senden“ zum Versenden einer E-Mail gedacht, kann aber gleichzeitig Dokumente als Anhang beifügen, die aus zuvor ausgeführten Aktionen stammen. Genau aus diesem Grund bezeichnen wir dies als Dokumenten-Workflow-Automatisierung .

Als professioneller PDF4me-Nutzer können Sie Ihren eigenen Workflow erstellen und so alle manuellen Geschäftsprozesse automatisieren. Navigieren Sie dazu im Menü „Kontoeinstellungen“, das Sie durch Klicken auf Ihr Benutzersymbol öffnen, zu „Workflows“.

Ihr Workflow-Dashboard enthält nun wichtige Dokumentationen und bietet neue Workflow-Optionen. In der detaillierten Dokumentation finden Sie alle verfügbaren Aktionen, Steuerelemente und Freigabeoptionen für Ihre Anforderungen.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Workflow erstellen“ öffnet sich ein Popup, in dem Sie Ihren Workflow erstellen können, indem Sie den Workflow-Namen und die Beschreibung eingeben. Beachten Sie, dass dieser Workflow-Name in Ihrer mobilen App angezeigt wird, um den Workflow von Ihrem Mobiltelefon aus auszuführen. Geben Sie die Details ein und klicken Sie auf „Workflow erstellen“ .

Sie sehen nun Ihren Workflow mit den Standard-Start- und Endaktionen sowie den Schaltflächen „Als Entwurf speichern“, „Speichern“ und „Veröffentlichen“ am unteren Rand. Die Funktion „Als Entwurf speichern“ ist während der Workflow-Erstellung sehr hilfreich, um Ihre Änderungen zu sichern. Sobald Sie Ihren Workflow fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und Veröffentlichen“ , um ihn zu speichern und sofort zu aktivieren.

Jetzt können Sie Aktionen und Steuerelemente hinzufügen, die für die Erstellung Ihres Workflows erforderlich sind. Klicken Sie auf das Symbol zwischen „Start“ und „Ende“. Dadurch wird ein neuer Schritt mit der Liste der verfügbaren Aktionen und Steuerelemente hinzugefügt. Sie können auch nach der gewünschten Aktion suchen.

Wählen wir nun die Aktion „In PDF konvertieren“ aus der Liste aus.

Normalerweise benötigt jede Aktion bestimmte Eigenschaften als Eingabe, abhängig von der jeweiligen Dokumentverarbeitung. Beispielsweise benötigt die Aktion „Nach Seitenzahl aufteilen“ neben der Datei auch die Seitenzahl als Eingabeparameter. Die Aktion „In PDF konvertieren“ benötigt hingegen keine Parameter. Fügen wir nun die Aktion „E-Mail senden“ als nächsten Schritt hinzu.

Die Funktion „Dokumente per E-Mail senden“ benötigt drei Parameter: „E-Mail“ (Empfänger), „Betreff“ (Betreffzeile) und „Nachrichtentext“ (Inhalt). Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und speichern Sie die E-Mail.

Ihr fertiger Workflow sieht so aus und ist bereit zur Veröffentlichung. Wie schnell und einfach, nicht wahr? Nach der Veröffentlichung können Sie Ihren Workflow über Ihre mobile App nutzen oder ihn im PDF4me-Hauptmenü finden. Im Hauptfenster des Workflows können Sie außerdem die Protokolle einsehen, z. B. den letzten Durchlauf, die Dauer, die Kosten usw.

Bitte beachten Sie, dass Aktionen weiterhin als API-Aufrufkosten von Ihren für Automatisierungen berechtigten Aufrufen abgerechnet werden. Sie können dies in Ihren Kontoeinstellungen überprüfen und weitere API-Aufrufe hinzufügen, um die Nutzung zu erhöhen. Alternativ erhalten Sie gemäß Ihrem Pro-Tarif bei jedem Abrechnungszyklus kostenlose Guthaben.

Dies ist eine der wertvollsten Funktionen der PDF4me-Dokumentenworkflow-Automatisierung. Sie können den im PDF4me-Portal erstellten Workflow jederzeit und überall von Ihrem Mobilgerät oder Tablet aus starten. Der erste Screenshot zeigt, wie Sie zu „Automatisierung“ navigieren und Ihren erstellten Workflow anzeigen.

Der zweite Screenshot zeigt alle Ihre im PDF4me-Portal erstellten Workflows, die jederzeit einsatzbereit sind. Durch Auswahl des Workflow-Namens wird die ausgewählte Datei an das Workflow-System gesendet, das dann alle Ihre Geschäftsprozesse ausführt und Sie über den Start des Workflows informiert.

Die Workflow-Automatisierung bietet im Vergleich zu manuellen Prozessen zahlreiche Vorteile. Sie reduziert den manuellen Aufwand, verkürzt die Bearbeitungszeiten, optimiert das Workload-Management, minimiert manuelle Fehler und vieles mehr. PDF4me hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Dokumentenverarbeitung einfach und effizient zu gestalten und für alle zugänglich zu machen. Registrieren Sie sich einfach bei PDF4me und laden Sie die PDF4me Scan & Automation App aus Ihrem Play Store herunter und installieren Sie sie.