Moderne Dokumentenmanagementsysteme und die damit verbundenen Geschäftsprozesse sind ohne Barcode- Funktion nicht mehr praktikabel. Barcodes stellen einen bedeutenden technologischen Fortschritt im Bereich des Daten- und Informationsaustauschs dar. Die sichere und vertrauliche Übermittlung erfolgt über Dokumente in digitalen Formaten wie PDF und Word. Mit etwas menschlichem Aufwand und einem geeigneten Lesegerät für die verschlüsselten Daten in diesen kleinen, schwer lesbaren Formaten (optische Zeichenerkennung) lassen sich vielfältige Automatisierungsprozesse realisieren.
Was ist ein Barcode? Ein Barcode ist eine Abfolge von Linien, Blöcken oder Punkten, die auf einem Bildschirm oder Papier dargestellt werden und verschlüsselte Daten enthalten. Diese werden von einem Lesegerät erfasst und zur Weiterverarbeitung an ein System übermittelt. Es gibt verschiedene Arten von Barcodes, die jeweils für einen bestimmten Zweck entwickelt wurden. Beispiele hierfür sind Code 128/Code 39 (die erste Barcode-Art) , QR-Code , Datamatrix , EAN usw. Weitere Informationen und verschiedene Barcode-Optionen finden Sie im Blog von PDF4me. Nutzen Sie Ihr PDF4me-Konto, um verschiedene Barcode-Optionen auszuprobieren.
Bei PDF4me stellen wir Ihnen zur einfacheren Verwendung die folgenden Barcodes zur Verfügung: Code 128 , QR-Code , Datamatrix , Aztec und PDF417 .
Warum benötigen wir verschiedene Barcode-Typen? Es gibt verschiedene Barcode-Typen zur Erstellung unterschiedlicher Datenformate. Alle diese Daten werden auf eine bestimmte Weise verschlüsselt . Diese Verschlüsselung hängt von den Informationen und der Art des verwendeten Dokuments ab. Für jeden Zweck ist möglicherweise ein bestimmter Barcode-Typ erforderlich.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mehrere Barcodes in ein Dokument einfügen und optimal positionieren. Das Hinzufügen mehrerer Barcodes in einem Dokument erfordert selbstverständlich einen sicheren und präzisen Datenaustausch, wobei die enthaltenen Informationen gekapselt werden. Jeder Barcode kann Daten enthalten, die für eine bestimmte Funktion, Abteilung oder ein Modul eines Unternehmens relevant sind. Die Daten werden daher nutzungsabhängig gespeichert und der Barcode-Typ entsprechend ausgewählt.
Nehmen wir beispielsweise das Hinzufügen zweier Barcode-Typen zu einem Dokument: Code 128 und QR-Code. Code 128 ist ein linearer Barcode (1D-Barcode), der aus einer einfachen Linienfolge besteht. Die Breite jeder Linie entspricht dabei einem bestimmten Zeichen. Es wird jedoch empfohlen, die Textlänge auf etwa 20 Zeichen zu beschränken (bei begrenztem Zeichensatz). Zwar lassen sich auch längere Barcodes erstellen, kürzere Texte sind jedoch für eine bessere Lesbarkeit auf größeren Flächen vorzuziehen. In diesem Beispiel verwenden wir den Barcode, um das aktuelle Datum zu speichern. 
Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler Barcode, der aus einer Anordnung kleiner quadratischer Blöcke besteht. Diese Blöcke enthalten verschlüsselte Daten. Ein QR-Code kann große Datenmengen speichern, wobei der Text für eine optimale Lesbarkeit etwa 2000 Zeichen lang sein sollte. Ist der Text länger als 2000 Zeichen, kann das Lesegerät die gespeicherten Informationen nicht erkennen. Die Größe eines QR-Code-Blocks (auch Modul genannt) variiert je nach Datenmenge. QR-Codes werden hauptsächlich zur Speicherung wichtiger Dokumentenmetadaten verwendet. 
Wie fügt man diese beiden Barcodes in ein Dokument ein? Möglicherweise benötigen Sie Kategorien von Informationen, die das Dokument enthalten muss, und möchten diese für verschiedene Zwecke verwenden. In einem Auftragsbearbeitungsunternehmen möchten Sie beispielsweise unterschiedliche Datensätze an verschiedene Module/Funktionen des Unternehmens übertragen. Diese Daten sollen wahrscheinlich in einer zugehörigen Datenbank im Backend gespeichert werden. Sie können in verschiedenen Formaten mithilfe unterschiedlicher Barcode-Typen erfasst werden. Ein Barcode-Scanner liest die Daten und leitet die Details entsprechend an das System weiter. In diesem Beispiel zeigen wir anhand von Code 128 und QR-Code, wie Sie Barcodes systematisch in ein Dokument einfügen.
Um den ersten Barcode vom Typ Code128 mit dem aktuellen Datum hinzuzufügen, müssen wir die Daten für das aktuelle Datum generieren. Auf einer Zapier-Plattform können wir dafür ganz einfach die von Zapier bereitgestellte Code-by-Zapier -Integration nutzen. Sie haben die Wahl zwischen zwei unterstützten Sprachen: JavaScript und Python . Beachten Sie jedoch, dass Sie jeweils nur eine Sprache pro Schritt verwenden können. Ein Screenshot dieses Schritts ist unten angehängt.
Nachdem der Text erfolgreich generiert wurde, fügen wir Pdf4me hinzu und wählen die Aktion „Barcode zu PDF hinzufügen“ . Wählen Sie dazu Ihr Pdf4me-Konto aus und konfigurieren Sie die Einstellungen entsprechend. Anschließend können wir das aktuelle Datum als Parameter an das Textfeld übergeben.
Sie fragen sich nun vielleicht, wo Sie den Barcode in Ihrem Dokument platzieren sollen. Die Positionierung des Barcodes ist entscheidend für ein reibungsloses und fehlerfreies Scannen. Die Benutzerfreundlichkeit von Scannern oder Smartphones spielt dabei eine Rolle. Ebenso wichtig ist es, eine Überlappung der Barcodes zu vermeiden. In diesem Fall, bei dem wir einen Code128-Barcode verwenden, haben wir ihn mit einem kleinen Rand oben rechts auf der Seite positioniert. Im Beispiel sehen Sie einen Rand von ca. 5 mm. Alle Maße sind in Millimetern angegeben. Die Konfigurationswerte finden Sie in den Screenshots unten.
Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in unserer Dokumentation zu diesem Thema.
Nach dem Hinzufügen des ersten Barcodes würde das Dokument wie das unten gezeigte Beispiel aussehen.
Der zweite ausgewählte Barcode war ein QR-Code . Um einen QR-Code hinzuzufügen, verwenden wir erneut die Pdf4me-Aktion im Zap. Die Ausgabedatei des ersten Pdf4me-Schritts dient als Eingabe für den zweiten Schritt. Im Fall eines QR-Codes konfigurieren wir die Dateimetadaten. Nachdem Sie die Metadaten im Textfeld des zweiten Schritts eingegeben haben, wählen Sie als Barcode-Typ „QR-Code“ aus. Positionieren Sie den Barcode mit einem kleinen Abstand zum Seitenrand in der oberen linken Ecke aller Seiten. So können wir die Barcodes im Dokument durch eine geeignete Positionierung ohne Überlappung voneinander abgrenzen.
Nach dem Hinzufügen beider Barcodes würde das Dokument folgendermaßen aussehen.
Zusammenfassend lässt sich der Arbeitsablauf zum Hinzufügen und Positionieren von Barcodes wie folgt darstellen:
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie mehrere Barcodes in Ihr Dokument einfügen und positionieren, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, mehrere Barcodes problemlos in Ihr Dokument einzufügen und zu platzieren.
In Beispiel 1 und 2 überlappen sich die Barcodes. In solchen Fällen wird nur ein überlagernder Barcode gelesen.
Wenn Sie hingegen die unten stehenden Barcodes scannen, sind diese lesbar, da es keine Überlappung gibt.
Der Bereich um den Barcode herum, der frei von irrelevanten Daten ist, wird als Ruhezone bezeichnet. Diese Zone hilft dabei, einen Rahmen oder eine Ebene um den Barcode zu schaffen, die dem Lesegerät hilft, den relevanten, zu scannenden Bereich des Barcodes zu identifizieren.
Sie wissen nun, wie Sie mit PDF4me und Zapier mehrere Barcodes in Dokumente einfügen und positionieren. Entdecken Sie weitere Automatisierungsfunktionen von PDF4me und Zapier. Wir bieten attraktive Tarife für jedes Budget. Abonnieren Sie jetzt und erleben Sie die vielfältigen Möglichkeiten mit Barcodes.